Artigos/ NewslettersNesta secção irá encontrar todas as newsletters que vão saindo para os nossos subscritores. A KAMAE tem por objectivos dar conhecimento que aumente a cultura empresarial da área e produtividade. Esperamos estar à altura das vossas expectativas! Se quiser sugerir temas para nós abordarmos, contacte-nos.http://www.kamaelei.com/o-que-sabemos/artigos-newslettersTOP 2 dos Erros mais comuns - Mau método de Registo de Tempos (Time-sheet)http://www.kamaelei.com/o-que-sabemos/artigos-newsletters/PostId/40/top-2-dos-erros-mais-comuns-mau-metodo-de-registo-de-tempos-time-sheetGestãoThu, 09 Oct 2014 18:33:18 GMT<p style="text-align: justify;">Neste 2&ordm; artigo dedicado &agrave; tem&aacute;tica &ldquo;Top 10 &ndash; Erros mais comuns&rdquo; nas organiza&ccedil;&otilde;es jur&iacute;dicas, iremos focar o 2&ordm; maior erro: m&eacute;todos ineficazes de registo das tarefas, ou seja, registar &ldquo;quem&rdquo; (executou), &ldquo;o qu&ecirc;&rdquo; (descri&ccedil;&atilde;o da tarefa), &ldquo;quando&rdquo; (data) e &ldquo;quanto&rdquo; (tempo) de forma simples, eficaz e acima de tudo de forma &uacute;til para a gest&atilde;o e factura&ccedil;&atilde;o. Portanto, estamos a falar de um dos temas mais discutidos: as famosas &ldquo;time-sheets&rdquo;.<br /> <br /> A time-sheet n&atilde;o &eacute; um formul&aacute;rio de papel, n&atilde;o &eacute; uma folha de excel, n&atilde;o &eacute; um programa; &eacute; sim um conceito que poder&aacute; ser concretizado nas v&aacute;rias formas de registo, mas primeiro h&aacute; que criar a disciplina de registo, e depois deste passo dado temos de tornar-nos mais eficazes.<br /> <br /> Para darmos o primeiro passo, o ideal &eacute; ter um sistema que seja pro-activo e que relembre aos v&aacute;rios elementos do escrit&oacute;rio que t&ecirc;m de lan&ccedil;ar os respectivos tempos, como por exemplo, a solu&ccedil;&atilde;o KamaeLei (veja em www.kamaelei.com). No entanto, vamo-nos concentrar essencialmente na 2&ordf; parte, ou seja, no m&eacute;todo de registo.<br /> <br /> Neste aspecto encontramos v&aacute;rias formas: desde o registo em papel que est&aacute; dentro da pasta do processo, folha de excel ou atrav&eacute;s de um software de apoio.<br /> <br /> No que se refere ao registo de papel, as dificuldades s&atilde;o t&atilde;o fortes que acho que n&atilde;o &eacute; necess&aacute;rio explicar. Uma folha de excel, ou outro sistema sendo electr&oacute;nico mas totalmente independentes da factura&ccedil;&atilde;o, perdem completamente a sua efic&aacute;cia.<br /> <br /> J&aacute; temos ido a alguns escrit&oacute;rios e muitos deles de grandes dimens&otilde;es que referem que t&ecirc;m um software que j&aacute; funciona h&aacute; muitos anos e portanto responde &agrave;s necessidades&hellip; Pensando um pouco neste aspecto: o fiat 127 que os meus pais tinham em 1989 tamb&eacute;m servia as necessidades, ou seja, levava-nos do ponto A ao ponto B. No entanto, as pessoas tendem a ir mudando de carro&hellip; Ou ainda, os telefones fixos serviam as necessidades, ent&atilde;o porque &eacute; que todos n&oacute;s temos telem&oacute;vel?... Por vezes o desconhecimento de solu&ccedil;&otilde;es mais eficazes e produtivas leva-nos a estas afirma&ccedil;&otilde;es que perdemo o sentido com a evolu&ccedil;&atilde;o dos tempos<span style="margin: 0px; padding: 0px; border: 0px none; text-align: justify; letter-spacing: normal; color: #666666; background-color: #ffffff;">.</span></p> <p style="text-align: justify;"><span style="margin: 0px; padding: 0px; border: 0px none; text-align: justify; letter-spacing: normal; color: #666666; background-color: #ffffff;">O que pretendo dizer &eacute; que a tecnologia evolui e muitas das necessidades tamb&eacute;m se criam de forma a tornarmo-nos mais eficazes/ produtivos e sobretudo que possamos retirar informa&ccedil;&atilde;o cred&iacute;vel e critica para o neg&oacute;cio, ou seja, m&eacute;tricas de gest&atilde;o que me ajudem a gerir melhor o meu escrit&oacute;rio. Devem estar j&aacute; a perguntar, mas afinal que tipo de software devo ter que nos satisfa&ccedil;a? Aqui v&atilde;o alguns pontos que consideramos serem importantes:<br /> <br /> <strong>1&ordm; N&atilde;o intrusivo</strong>. N&atilde;o deve ter necessidade de mais um software aberto no PC;<br /> <br /> <strong>2&ordm; Integr&aacute;vel</strong>. Deve estar absolutamente integrado com ferramentas que j&aacute; utiliza diariamente: Microsoft Word, Outlook, Internet&hellip;<br /> <br /> <strong>3&ordm; Factur&aacute;vel</strong>. Deve ter a time-sheet directamente ligada ao processo de factura&ccedil;&atilde;o de forma integrada e n&atilde;o atrav&eacute;s de conectores em que os sistemas s&atilde;o um conjunto de programas (tipo &ldquo;manta de retalhos&rdquo;) em que cada vez que h&aacute; uma actualiza&ccedil;&atilde;o em algum &eacute; um problema e as conex&otilde;es por vezes n&atilde;o funcionam como devem. A liga&ccedil;&atilde;o entre time-sheet e factura&ccedil;&atilde;o &eacute; fundamental (ver nossa newsletter referente a esta integra&ccedil;&atilde;o) para que se retirem m&eacute;tricas de gest&atilde;o de forma autom&aacute;tica (Relat&oacute;rios actualizados em tempo real) sem ter de utilizar, constantemente, folhas de excel;<br /> <br /> <strong>4&ordm; Intuitivo e standard</strong>. O sistema dever&aacute; ser simples, intuitivo e acima de tudo parametriz&aacute;vel &agrave; &ldquo;minha realidade&rdquo; e com descri&ccedil;&otilde;es que sejam comuns a toda a organiza&ccedil;&atilde;o.<br /> <br /> <strong>5&ordm; Acessivel</strong>. Deve ser possivel ser acedido de qualquer lugar onde haja web. Se estiver num hotel tem de ter acesso a lan&ccedil;ar a sua time-sheet.<br /> <br /> Aqui deix&aacute;mos algumas guidelines para evitarem este 2&ordm; erro que tanto impacto tem em outras &aacute;reas da organiza&ccedil;&atilde;o t&atilde;o sensiveis, como por exemplo: as m&eacute;tricas de gest&atilde;o, relat&oacute;rios e a factura&ccedil;&atilde;o.<br /> <br /> N&atilde;o perca mais tempo e avalie j&aacute; o seu sistema.<br /> <br /> Lembre-se que: &ldquo;<strong>o cora&ccedil;&atilde;o do seu neg&oacute;cio reside no seu tempo&hellip; N&atilde;o o desperdice!</strong>&rdquo;<br /> <br /> --------------------------<br /> Ricardo Teixeira<br /> CEO KAMAERT</span></p> <div class="fb-like" data-href="http://www.kamaelei.com/O-que-sabemos/Artigos-Newsletters/PostId/40/top-2-dos-erros-mais-comuns-mau-metodo-de-registo-de-tempos-time-sheet" data-layout="button_count" data-action="like" data-show-faces="true" data-share="true"></div>40Falta de registo de tempos de execuçãohttp://www.kamaelei.com/o-que-sabemos/artigos-newsletters/PostId/33/falta-de-registo-de-tempos-de-execucaoGestãoFri, 03 Oct 2014 15:52:20 GMT<p style="text-align: justify;">Quando os t&eacute;cnicos que fazem parte de uma organiza&ccedil;&atilde;o jur&iacute;dica (Sociedade/ Departamento jur&iacute;dico) n&atilde;o registam as suas actividades este &eacute; o &ldquo;princ&iacute;pio do caos&rdquo;. O tempo &eacute; o &ldquo;artigo&rdquo; de venda e a partir do qual tudo &eacute; medido.<br /> <br /> Ningu&eacute;m gosta de registar as suas tarefas, uns acham que &eacute; controlo a mais outros acham uma perda de tempo, mas esquecem-se que este &ldquo;pequeno capricho&rdquo; leva as sociedades a facturarem menos 30 a 40% e a perder capacidade de negocia&ccedil;&atilde;o de aven&ccedil;as. Acha que pode dar-se ao luxo de perder 30 a 40% de factura&ccedil;&atilde;o?</p> <div id="dnn_ctr2735_HtmlModule_lblContent" class="Normal LabelEditOverClassML" sysimgpath="images/" cssedit="LabelEditTextClass" cssover="LabelEditOverClassML" eventname="none" multiline="1" richtext="1" callback="dnn.xmlhttp.doCallBack('lblContent dnn_ctr2735_HtmlModule_lblContent','[TEXT]',this.callBackSuccess,this,this.callBackFail,this.callBackStatus,null,null,0);" tbid="tbEIPHTML" nsprefix="dnn$ctr2735$HtmlModule" blursave="0"> <p style="text-align: justify;">Repare ainda que, todos n&oacute;s temos um determinado valor/h de custo, ou seja, o valor/h pelo qual estando abaixo estou a sair prejudicado. Vou dar um exemplo simples para determinar o valor/ h custo. Por exemplo, de uma forma simples, tenho apenas os seguintes custos fixos: renda do escrit&oacute;rio 500&euro;, telem&oacute;vel 25&euro;, internet 50&euro;, carro 200&euro;, secret&aacute;ria 600&euro;, o meu sal&aacute;rio 1.500&euro;; o que perfaz um total de 2.695&euro; e se planeio trabalhar por m&ecirc;s 200 horas, ent&atilde;o vou ter um pre&ccedil;o/hora custo de 2.695&euro;/ 200h = 13,48&euro;. Ora se eu somar o que facturei em honor&aacute;rios e dividir pelo tempo que trabalhei, vou ter o meu valor/h desse per&iacute;odo que se estiver abaixo do valor &agrave; pouco determinado (13,48&euro;) eu n&atilde;o vou conseguir pagar os custos fixos. Percebeu a ideia?</p> <p style="text-align: justify;">Tamb&eacute;m existe o oposto, que s&atilde;o os t&eacute;cnicos lan&ccedil;arem tempos para perfazer as horas de trabalho certas, o que tamb&eacute;m &eacute; imposs&iacute;vel, pois sabemos que pela nossa experi&ecirc;ncia 8 horas de trabalho levam a 6 horas (em m&eacute;dia) de registo efectivo.</p> <p style="text-align: justify;">&Eacute; importante que o t&eacute;cnico tenha no&ccedil;&atilde;o da import&acirc;ncia do registo, para ajudar a uma gest&atilde;o profissional e por outro lado que os s&oacute;cios tenham no&ccedil;&atilde;o do incentivo a passar &agrave; sua equipa.</p> <p style="text-align: justify;">Ficariam impressionados com a quantidade de advogados ao qual queremos passar a import&acirc;ncia de saberem o valor/h de custo e do qual nos dizem que n&atilde;o interessa&hellip; Tamb&eacute;m pensa assim? Esperemos que n&atilde;o&hellip;</p> <p style="text-align: justify;">Claro que existem outros benef&iacute;cios do registo das tarefas, como por exemplo, relat&oacute;rios de clientes, mas isso fica para outra Newsletter.</p> <p style="text-align: justify;">Lembre-se: &ldquo;<strong>O que n&atilde;o &eacute; medido n&atilde;o &eacute; atingido!</strong>&rdquo;&nbsp;</p> <p style="text-align: justify;"><span>--------------------------<br /> Ricardo Teixeira<br /> CEO KAMAERT</span></p> </div> <div class="fb-like" data-href="http://www.kamaelei.com/O-que-sabemos/Artigos-Newsletters/PostId/33/falta-de-registo-de-tempos-de-execucao" data-layout="button_count" data-action="like" data-show-faces="true" data-share="true"></div>33