Artigos/ NewslettersNesta secção irá encontrar todas as newsletters que vão saindo para os nossos subscritores. A KAMAE tem por objectivos dar conhecimento que aumente a cultura empresarial da área e produtividade. Esperamos estar à altura das vossas expectativas! Se quiser sugerir temas para nós abordarmos, contacte-nos.http://www.kamaelei.com/o-que-sabemos/artigos-newsletters6 indicadores num Escritório de Advogados!http://www.kamaelei.com/o-que-sabemos/artigos-newsletters/PostId/434/6-indicadores-num-escritrio-de-advogadosGestão,Gestão de Tempo,Sistemas de InformaçãoFri, 10 Feb 2017 19:45:09 GMT<p>S&atilde;o muitos os escrit&oacute;rios que "navegam" no mercado sem orienta&ccedil;&atilde;o e saber exactamente os seus n&uacute;meros. A verdade &eacute; que n&atilde;o precisa de ser muito complicado, mas ter&atilde;o de existir m&eacute;tricas que ajudem na gest&atilde;o e tomadas de decis&atilde;o dentro do escrit&oacute;rio.</p> <p>Hoje falamos de 6 indicadores de Gest&atilde;o que s&atilde;o de extrema import&acirc;ncia num Escrit&oacute;rio de Advogados.</p> <p> <iframe width="853" height="480" src="https://www.youtube.com/embed/x_xLwF9ENUw" frameborder="0"></iframe> </p> <p>O Primeiro indicador de Gest&atilde;o &eacute; a <strong>FACTURA&Ccedil;&Atilde;O</strong>.</p> <p>Esta &eacute; uma m&eacute;trica muito importante, sem d&uacute;vida, porque temos de saber exactamente onde &eacute; que estamos, por isso sei que este indicador em nada &eacute; uma surpresa ou novidade.</p> <p>O segundo indicador de gest&atilde;o &eacute; o <strong>N&Uacute;MERO DE ASSUNTOS ABERTOS</strong>.</p> <p>&Eacute; um indicador para o qual os escrit&oacute;rios muitas vezes n&atilde;o olham, mas &eacute; de elevada import&acirc;ncia. Na verdade, podemos chamar assuntos, projectos, dossiers ou processos. Resumindo s&atilde;o as pastas que abrimos todos os dias e que nos v&atilde;o permitir avaliar, ter um feedback, de acordo com as pastas abertas, como &eacute; que potencialmente vai ser o nosso cash flow. Se tivermos um crescimento na abertura de assuntos num determinado m&ecirc;s, previsivelmente no espa&ccedil;o de dois meses o nosso cash flow ir&aacute; ser maior, sendo o inverso igualmente verdade.&nbsp;</p> <p>O terceiro &eacute; o <strong>VALOR/ HORA GLOBAL REAL</strong>.</p> <p>Ou seja, sabermos exatamente qual &eacute; o valor/ hora global com que a sociedade est&aacute; a funcionar em tempo real.</p> <p>&Eacute; muito importante para podermos comparar com o valor hora de custo do escrit&oacute;rio e saber em que ponto o "barco est&aacute;". Isto significa que em qualquer momento sabem se est&atilde;o com mais lucro, menos lucro ou mesmo preju&iacute;zo.</p> <p>O quarto indicador &eacute; a <strong>TAXA DE REALIZA&Ccedil;&Atilde;O</strong> ou a <strong>TAXA DE OCUPA&Ccedil;&Atilde;O</strong>.</p> <p>O que &eacute;? Como se define?</p> <p>Suponhamos que temos um valor/ hora de 100. N&atilde;o vamos considerar a moeda para efeitos de demonstra&ccedil;&atilde;o do conceito.</p> <p>O valor/ hora &eacute; 100 e gast&aacute;mos 10 horas num determinado processo. Quer dizer que do ponto de vista valor/ hora x tempo ter&iacute;amos um valor de 1000. Se factur&aacute;mos 500 ao cliente, quer dizer, que tivemos uma taxa de realiza&ccedil;&atilde;o de 50%. Ou seja, apenas 50% do tempo foi realmente facturado em rela&ccedil;&atilde;o ao valor/ hora que temos como refer&ecirc;ncia. Se esta percentagem come&ccedil;ar a cair para valores de 10%, 15% ou 20% do vosso tempo &eacute; uma bandeira vermelha e que devemos ter aten&ccedil;&atilde;o.</p> <p>O&nbsp; quinto indicador de gest&atilde;o &eacute; a <strong>TAXA DE RETEN&Ccedil;&Atilde;O DE CLIENTES</strong>. Ou seja, saber qual &eacute; a percentagem de clientes do ano passado que continuamos a trabalhar este ano! Muito importante! Isto vai-nos dar uma ideia de como est&aacute; a capacidade do nosso escrit&oacute;rio em reter clientes e assim podermos tomar decis&otilde;es de crescimento ou n&atilde;o. Se o escrit&oacute;rio tiver uma taxa alta, quer dizer que talvez possamos investir no crescimento, dado que os clientes actuais pagam os custos do nosso escrit&oacute;rio.</p> <p>E por fim temos o sexto indicador de gest&atilde;o o <strong>TRANSA&Ccedil;&Atilde;O M&Eacute;DIA POR CLIENTE</strong>.&nbsp;</p> <p>Esta m&eacute;trica vai nos ajudar a determinar qual o valor que cada cliente em m&eacute;dia representa para o escrit&oacute;rio. Cada cliente que entra no nosso escrit&oacute;rio, sabemos que corresponde (em m&eacute;dia) a um determinado valor. Sabendo este dado, podemos trabalhar na forma como facturamos e/ ou como podemos diversificar os nossos servi&ccedil;os. Este indicador associado &agrave; m&eacute;trica de novos clientes e a frequ&ecirc;ncia com que os clientes nos procuram, d&aacute; o valor do nosso escrit&oacute;rio; mexendo nestas tr&ecirc;s vari&aacute;veis podemos delinear uma estrat&eacute;gia que pode resultar num crescimento absolutamente exponencial.</p> <p>"O que n&atilde;o se mede n&atilde;o se gere"</p> <p>Ricardo Teixeira</p> <p>Law Firm Board Advisor</p>434Um problema chamado "Tempo"http://www.kamaelei.com/o-que-sabemos/artigos-newsletters/PostId/175/um-problema-chamado-tempoGestão de TempoSun, 23 Aug 2015 01:00:00 GMT<div class="fb-like" data-share="true" data-show-faces="true" data-action="like" data-layout="button_count" data-href="http://www.kamaelei.com/o-que-sabemos/artigos-newsletters/PostId/175/um-problema-chamado-tempo"></div> <strong>- Tempo de Leitura:&nbsp;</strong><span style="line-height: 24px;">6 min. 10 s.</span> <p style="text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">Viva!</span><span style="line-height: 24px; color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">O agosto aproxima-se "furiosamente" ao fim e um novo ano judicial est&aacute; prestes a iniciar-se:-)</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">Com o m&ecirc;s de Setembro bate-nos &agrave; porta o caos em termos de Tempo. </span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">Muitos dos advogados, certamente acontece o mesmo consigo, durante o m&ecirc;s de Agosto estabelecem resolu&ccedil;&otilde;es como se fosse a passagem do ano :-), marcando ideias e mudan&ccedil;as para a sua "nova" forma de trabalhar e para o seu escrit&oacute;rio.</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">Chega ao escrit&oacute;rio cheio de energia e paix&atilde;o e come&ccedil;a que nem um "louco" a dizer o que vai mudar e 15 dias depois&hellip; Muitas das mudan&ccedil;as e decis&otilde;es cairam "em saco roto"&hellip; Voltando ao mesmo ritmo anterior &agrave;s f&eacute;rias&hellip; </span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">Com muita frequ&ecirc;ncia uma destas tentativas de mudan&ccedil;as est&aacute; relacionada com a Gest&atilde;o de Tempo, pois sentem que &eacute; a principal &aacute;rea que a sua vida profissional precisa de um "aban&atilde;o"e muitas das vezes a pessoal tamb&eacute;m.</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">No <strong>&uacute;ltimo inqu&eacute;rito</strong> que realiz&aacute;mos junto das pessoas que recebem esta newsletter (se chegou a responder desde j&aacute; o nosso obrigado, pois &eacute; muito importante o seu feed-back para continuar a patrocinar estas newsletters), o principal obst&aacute;culo que <strong>98% dos inquiridos respondeu foi: "FALTA DE TEMPO"</strong>, ou de uma forma mais profunda, n&atilde;o sabem gerir o seu tempo.</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">E o mais incrivel &eacute; que n&atilde;o investigam formas de melhorar a sua gest&atilde;o de tempo, ou perguntam aos colegas que t&ecirc;m exactamente o mesmo problema e portanto n&atilde;o s&atilde;o fonte de confian&ccedil;a&hellip;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">No &uacute;ltimo congresso da UIA (<a href="http://www.uianet.org/" target="_blank"><span>www.uianet.org</span></a>) estava a dialogar com uma advogada (Senior Partner) de uma Sociedade com mais de 1500 advogados e ela dizia-me: "Ando a trabalhar mais de 14 horas por dia e a minha vida tem sido um caos!"; ao que eu lhe respondi: "Sugiro que se junte a um dos nossos cursos de Gest&atilde;o que poderemos ajudar!"; ao que ela respondeu: "N&atilde;o tenho tempo para ter forma&ccedil;&otilde;es sobre Gest&atilde;o de Tempo!". Por segundos, reconhe&ccedil;o que o "Tico e o Teco" no meu c&eacute;rebro ficaram "a bater mal", mas rapidamente retorqui: "Tem tempo para comer? Tem tempo para ir ao WC? E quando fica doente tb diz: n&atilde;o tenho tempo? E quando a sua filha de repente fica doente e tem de ir busc&aacute;-la &agrave; escola e n&atilde;o tem ningu&eacute;m dispon&iacute;vel, diz tamb&eacute;m que n&atilde;o tenho tempo?"&hellip; Agora era o "Tico e o Teco" no c&eacute;rebro dela que estava &agrave;s voltas&hellip; E disse: "Tem raz&atilde;o! Tenho de inverter as prioridades!". Hoje ela j&aacute; reduziu as 14h para 10h e continuamos a melhorar a trabalhar em conjunto, porque ela teve a humildade de reconhecer que algo tinha de ser feito.</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">Esta pequena hist&oacute;ria, tem por objectivo ilustrar o que muitos enfrentam e que provavelmente tamb&eacute;m consigo passa o mesmo. <strong>N&atilde;o basta querer e ter a vontade de mudar, &eacute; preciso saber como mudar</strong>!</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">Para melhorarmos a nossa gest&atilde;o de tempo, <strong>temos de mudar h&aacute;bitos</strong>! Os h&aacute;bitos levam (em m&eacute;dia) 21 dias a serem "automatizados", ou seja, &eacute; o per&iacute;odo em que c&eacute;rebro passa aceitar como natural e n&atilde;o como algo que est&aacute; a ser imposto. Logo, um dos pontos que tem de fazer &agrave; partida &eacute; <strong>assumir o compromisso</strong>. Resulta muito melhor quando referimos este compromisso a outros; pois como n&atilde;o gostamos de ser "humilhados", ao transmitirmos a terceiros ficamos vinculados e a nossa vontade fica refor&ccedil;ada.</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">Por outro lado, &eacute; fundamental que <strong>n&atilde;o tentemos mudar tudo de uma s&oacute; vez</strong>. Se tentarmos implementar v&aacute;rios h&aacute;bitos ao mesmo tempo, rapidamente um deles deixa de existir levando os outros atr&aacute;s, provocando a desmotiva&ccedil;&atilde;o, resultando no mesmo cen&aacute;rio em que se encontrava ou pior.</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">Uma das t&eacute;cnicas principais na Gest&atilde;o de Tempo, est&aacute; relacionado com saber o <strong>resultado que queremos</strong>. Ou seja, pergunte-se sempre: qual &eacute; o resultado que pretende? Seja para o dia, seja para a reuni&atilde;o, seja para o telefonema, seja para o que for. E a partir da&iacute; nada o pode desviar desse resultado, haja o que houver. E sempre que algo interferir, coloca uma segunda pergunta: "Qual &eacute; o cen&aacute;rio pior que pode acontecer se eu n&atilde;o fizer esta tarefa que me est&atilde;o a pedir na pr&oacute;xima hora?" se na sua resposta (que dever&aacute; ser objectiva e honesta consigo pr&oacute;prio) o "mundo n&atilde;o acaba" ent&atilde;o continue no que estava comprometido e que deseja como resultado. A sensa&ccedil;&atilde;o de chegar ao fim do dia com muitas tarefas iniciadas e nenhuma terminada &eacute; simplesmente arrasadora para o nosso ego e auto-estima, sem falar da produtividade&hellip;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">Estes s&atilde;o alguns dos princ&iacute;pios que tenho abordado na Gest&atilde;o de Tempo para Advogados e como sei que &eacute; o principal desafio do advogado decidi montar um mini-curso Gr&aacute;tis de 3 v&iacute;deos onde ensino algumas t&eacute;cnicas para o ajudar. Este curso ir&aacute; estar dispon&iacute;vel por um breve per&iacute;odo de tempo de forma gratuita, pelo que <span style="text-decoration: underline;"><a href="http://workshop.eliteadvogados.com/ea-optin" target="_blank">dever&aacute; subscrever j&aacute; </a></span><a href="http://workshop.eliteadvogados.com/ea-optin" target="_blank"><span style="text-decoration: underline;">clicando aqui</span>.</a> </span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">Se realmente pretende melhorar a sua gest&atilde;o de tempo &eacute; a sua oportunidade de aprender com algu&eacute;m que lida com advogados h&aacute; 18 anos e que portanto sabe "umas coisitas" acerca da sua &aacute;rea. <span style="text-decoration: underline;"><a href="http://workshop.eliteadvogados.com/ea-optin" target="_blank">Clique aqui para subscrever</a></span>.</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">Lembre-se que: &ldquo;O sucesso do amanh&atilde; come&ccedil;a hoje.&rdquo; - John C. Maxwell</span></p> <p style="margin: 0cm 0cm 0.0001pt; text-align: justify;"><span style="color: #7f7f7f;">&nbsp;</span></p> <p style="text-align: justify;"> <span style="color: #7f7f7f;">Ricardo Teixeira<br /> Law Firm's Board Advisory</span></p> <div id="dnn_ctr2736_HtmlModule_lblContent" class="Normal" sysimgpath="images/" cssedit="LabelEditTextClass" cssover="LabelEditOverClassML" eventname="none" multiline="1" richtext="1" callback="dnn.xmlhttp.doCallBack('lblContent dnn_ctr2736_HtmlModule_lblContent','[TEXT]',this.callBackSuccess,this,this.callBackFail,this.callBackStatus,null,null,0);" tbid="tbEIPHTML" nsprefix="dnn$ctr2736$HtmlModule" blursave="0" style="text-align: justify;"> </div> <div class="fb-like" data-share="true" data-show-faces="true" data-action="like" data-layout="button_count" data-href="http://www.kamaelei.com/o-que-sabemos/artigos-newsletters/PostId/175/um-problema-chamado-tempo" style="text-align: justify;"></div> <br /> <br /> <a href="http://workshop.eliteadvogados.com/ea-optin" target="_blank"><img alt="" src="https://lh3.googleusercontent.com/OOKY9CEdpcSThhRyP9pipK4sYfMTc-5u71EWoFvtve5CCsiTdTGhfXiRfImrp58yh3m9r9BvptuAtDCROXAirQ=s0" /></a>175