Património dos Advogados/ Sociedade

Um dos erros pertencentes ao TOP 10 é a fraca gestão do património intelectual. É impressionante como alguns advogados, enquanto equipa ou mesmo em termos individuais, não percebem que a materialização em peças processuais, contratos, ou outro tipo de trabalho é a transmissão de conhecimento entre o cérebro e o “papel”!

Todos nós sabemos que ao longo dos anos vamos encontrando padrões ao qual são aplicadas soluções já pensadas em situações anteriores e que apenas requerem uma adaptação. Diriamos que 99% dos advogados quando iniciam um documento utilizam um anterior de um assunto semelhante adaptando ao contexto da situação.

Cada vez que algo é escrito, esse conhecimento pode ser categorizado, classificado e reutilizado a qualquer altura aumentando assim os níveis de produtividade de forma exponencial.

Claro que é necessário um novo “mind-set” de partilha, porque o espírito que existe normalmente no advogado é de puro individualismo, fruto do crescimento profissional. Se esta nova forma for cultivada a sociedade poderá crescer em qualidade e produtividade a um outro nivel. Cabe a cada um dentro da equipa fomentar este espirito e sobretudo os lideres das equipas darem o exemplo.

Eu costumo dizer que por vezes é preferivel ter um repositório com peças razoáveis do que não haver qualquer repositório e as pessoas utilizarem o que tiverem à mão... É sempre bom haver alguém que avalie, mas isso não deve ser um factor impeditivo para crescer esse repositório. Existe um ideal e existe o que é prático.É necessário encontrar o equilíbrio!

Muitas das vezes constitui-se um conjunto de pessoas para avaliar e aprovar os documentos, criam-se regras, pensam-se em esquemas de pastas num servidor ou num computador partilhado; criando uma maior burocracia... E depois... Tudo se atrasa sem nunca existir essa base de conhecimento.

Claro que este tipo de repositório tem de assentar numa organização informática e em procedimentos formalizados

Como começar a abordagem? Normalmente já existe o papel timbrado, o papel de fax e eventualmente alguns ofícios; poderão começar por estes e acrescentar de seguida os documentos mais repetitivos, como: procurações, reconhecimentos e seguidamente crescendo para outras áreas. Ou seja, o primeiro passo é enumerar estes e disponibilizá-los através de uma ferramenta ou pasta de rede. Eu prefiro que seja sempre uma ferramenta porque evita o passo de ter de copiar algo para uma pasta.

Depois deste passo (que costuma ser simples) teremos de ter um procedimento bem definido de classificação e categorização de minutas, ou seja, arranjar um conjunto de etiquetas (simples e rápidas) a atribuir a cada documento produzido, mas que resulte num fácil acesso. As regras que elaborarem façam com que não sejam complexas; se for necessário “ditar” regras, use 3 (máximo) com 1 frase em cada. Reduza a burocracia e a complexidade.

Tome consciência que criar um repositório é importante, mas transformá-lo numa Base de Conhecimento é o “Santo Graal”. Pois pode melhorar a produtividade de uma equipa em mais de 30%.

Da próxima vez que elaborar uma peça, questione-se: será que isto pode ser “minutado”?

Lembre-se que: o seu conhecimento digital é o resultado do seu conhecimento mental!

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Ricardo Teixeira
CEO KAMAERT