Advogados e o problema do papel! - Parte 1

Na newsletter anterior falámos de património de conhecimento que envolve obviamente gestão documental e por isso nesta newsletter não podíamos deixar passar o tema.

Claro que, a expressão “Gestão Documental” toca em imensas áreas. Foquemos, então, uma delas: integração com multifunções.

A quantidade de papel existente na advocacia atinge proporções impressionantes pelo que é fundamental planear a passagem de parte significativa (digo parte, porque toda sabemos que em muitos casos é impossível) da informação para formato digital. Para este efeito é necessário ter equipamentos que respondam de forma simples, rápida e eficaz.

Todos os escritórios pensam em adquirir a chamada “fotocopiadora”, mas que neste momento assume funções diversas sendo o nome correcto “Multifunção”. A escolha deve ser cuidada e pensada de forma a integrar com o maior número de equipamentos e sistemas externos. Partindo deste princípio, é fundamental a integração com um sistema de gestão documental e se possível integrado com o sistema de gestão.

A nossa solução através do software “Jodrax-Quickstore” integra as multifunções com o sistema de gestão, resultando assim numa poupança de tempo acentuada entre a digitalização e a entrada no sistema, porque o próprio utilizador escolhe no visor do equipamento o cliente, o Dossier, o processo, o nome do ficheiro remetendo directamente de forma digitalizada e/ou como pdf pesquisável (ou seja, é efectuado um reconhecimento dos caracteres a partir do papel). Assim, poupa-se tempo, evitando a vulgar digitalização para um e-mail ou pasta e posterior colocação no devido local.

Claro que a escolha de uma Multifunção deve ser cuidada. Deverá considerar a capacidade de expansão da máquina, a qualidade de impressão e digitalização, o preço dos consumíveis, a fiabilidade da marca, a integração externa, a assistência e (claro) o preço; sendo que este último não deve ser o mais importante, porque os restantes factores são bastante importantes e podem ajudá-lo a poupar a médio e longo prazo.

Efectivamente, a multifunções pode ser a sua “melhor amiga” para tornar o espaço mais livre de papelada, apoiar a sua organização e ajudar a rentabilizar o seu tempo.

Lembre-se que: “Digitalizar sim... Mas com o equipamento certo!”

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Ricardo Teixeira
CEO KAMAERT