1. Software seguro e multifacetado. O Microsoft Outlook 2010 é uma ferramenta excepcional. A sua capacidade de lidar com grandes volumes de informação e interligação com a agenda, contactos, etc; para além de poder, mesmo estando sem qualquer ligação a um servidor continua a funcionar; é uma ferramenta absolutamente incrível.

2. Sistema de e-mail centralizado que permita a sincronização entre vários dispositivos: pc, portátil, telemóvel, tablet. Como é bom ter um sistema que mesmo que perca o telemóvel, em menos de 30 minutos depois de ter o novo telemóvel tem os seus contactos no seu móvel novamente! Ou ainda, ter o seu mail de novo no seu portátil com toda a sua informação. Claro que para ter este ambiente é fundamental termos um servidor (Exchange, no caso de uma rede) que ofereça segurança bem como um sistema de e-mail que permita a sincronização entre os vários dispositivos;

3. Backups! 95% dos utilizadores não faz backup do seu e-mail! O seu programa de e-mail provavelmente de vez em quando pergunta-lhe no sentido de realizar arquivos. ATENÇÃO, os mails são movidos para estes arquivos e ficam separados do sistema, sendo esse ficheiro único e portanto terá de obrigatoriamente realizar cópias desses ficheiro, pois se não o fizer arrisca-se a perder os seus e-mails…

4. Manter a pasta “Inbox/ A receber” sempre reduzida ao mínimo de e-mails possível, mantendo uma estrutura de pastas. Este é uma das regras de boa gestão de e-mail e por conseguinte, também a gestão de tempo mais eficaz. Poderá dizer preciso de ter os mails mais “à mão”… Não se preocupe, para isso é que existem, pesquisas, lembretes associados ao e-mail ou ainda categorias que pode atribuir ao e-mail;

5. Utilize regras para que o mail seja organizado de forma eficaz. Quase todos os softwares de e-mail permitem criar regras para que o seu mail fique organizado de forma automática. Regras simples, como: se vier do e-mail “A” então vai para a pasta “X”. Uma ferramenta muito poderosa para manter o seu e-mail organizado e bem arquivado.

6. O Arquivo de e-mail disponível para a equipa. Gestão documental que inclua o e-mail dentro do seu arquivo. Este é um ponto-chave para a preservação do seu e-mail enquanto informação importante dos seus clientes e/ou processos.

Este último ponto é deveras importante, porque irá permitir a partilha de informação (e-mails) entre vários elementos da equipa e ter de forma centralizada a informação relativa aos processos. Aqui deverá ter um software que seja totalmente integrado com o seu e-mail, que tenham uma base de dados acessível a outros e que ao mesmo tempo esteja junto da informação dos seus assuntos jurídicos.

Lembre-se: “A sua vida profissional está muito dependente do seu e-mail por isso trate-o como merece!”

Se pretende ter mais informações deste tema contacte-nos

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Ricardo Teixeira
CEO KAMAERT