Agenda de papel ou electrónica?

Um dos passos mais difíceis na organização do dia-a-dia de um advogado é libertar-se da agenda de papel. Se está a identificar-se com esta frase então esta newsletter é definitivamente para si.

Como todos sabemos a agenda é uma ferramenta muito valiosa, dado a actividade ser rica em prazos que obrigatoriamente não podem falhar. Por isso, o advogado necessita muitas vezes de sentir fisicamente a agenda nas suas mãos tornando-se difícil a sua desmaterialização, ou seja, é necessário um “mindset” para fazer a mudança para um mundo digital.

Dois dos grandes problemas da agenda física são:

• Possibilidade de perder, porque esta tem de se “deslocar” com o advogado;

• A forma de “Backup” de uma agenda de papel é manual. Ou se copia para outra agenda em simultâneo ou tira-se fotocópia.

O que são de forma inversa, as grandes vantagens da forma electrónica.

Então, quais as ferramentas disponíveis para usar no meu dia-a-dia?

Como diria o Prof. Marcelo: “Bom”! É melhor enumerarmos por categorias, ou seja: o software para o seu PC, para o telemóvel (ou smartphone) e para o tablet. Para a categoria PC, sem dúvida que a nossa escolha vai para o Microsoft Outlook 2010, que apresenta inúmeras funcionalidades no calendário (bem como para o e-mail e contactos) que nos ajudam a lidar melhor com a informação. Outro aspecto que este software tem é o facto de nos permitir a interligação com o telemóvel/ smartphone, sincronizando assim o calendário para o nosso dispositivo móvel. Em relação a estes, existem muitos telemóveis no mercado, mas diríamos que qualquer um que tenha os sistemas Windows Phone 7, iPhone, Blackberry e Android permitem este tipo de funcionalidade. O mesmo se aplica aos Tablets Android e iPad. Os tablets são neste momento a ferramenta do momento, embora tenham algumas incompatibilidades com a ferramenta judicial essencial: o Citius.

Assim, se perder qualquer um destes dispositivos tem sempre alternativas e a sua mobilidade está assegurada. Se for uma Sociedade que tenha servidor com um software chamado “Exchange Server”, permitirá ainda o acesso web à sua agenda, bem como um arquivo/ backup muito eficaz de toda a sua informação que se encontra no Outlook (e-mails, Agenda, Contactos). O mais espectacular é que todos estes dispositivos sincronizam entre si, assegurando que a informação esteja actualizada seja em que dispositivo for.

Se a sua questão for confiança, faça um período em simultâneo (embora seja um pouco mais custoso), acostume-se, ganhe confiança e depois “liberte-se do sec. XX”

Ainda acha que a agenda de papel vale a pena?