Ferramentas para vencer em 2013 - Parte II

Nesta newsletter iremos dar continuidade à psta de ferramentas essenciais para vencer em 2013. Continuamos assim a enumeração:

OneNote/ Evernote: Estes são softwares que permitem tirar notas soltas e classificá-las da forma que entenderem. Têm a capacidade, também, de sincronização entre os vários dispositivos móveis e são excepcionais porque não perdemos quaisquer informações. Estes programas têm uma característica interessante que é o facto de não terem botão de "Gravar" pelo que, alguma coisa que se escreve está gravado por defeito, para além disso permitem adicionar sons, imagens e providenciam, também, pgação a outros programas;

Microsoft Word 2010: Esta versão é o melhor processador de texto do mercado. A maioria dos utipzadores não utipza as funcionapdades no seu pleno, não explorando formas mais eficazes de trabalhar, mas não se acomode e aprenda como fazer mais com menos esforço. São inúmeros os vídeos no youtube com dicas interessantes e que lhe vão ajudar muito;

Outlook 2010: A par do Microsoft Word é actualmente a suite mais completa de gestão de e-mail e calendário com amplas possibipdades de sincronização com os dispositivos móveis e colaboração entre pessoas. É uma ferramenta que depois de se iniciar a sua utipzação não conseguimos mais largar dada a sua eficácia e apoio à nossa gestão individual. Com o Outlook permitirá ter a sua agenda controlada, prazos, categorização de e-mails, regras automáticas para arrumar os seus e-mails;

Solução de Gestão informática: mais do que nunca, temos de ter uma solução de gestão que responda de forma eficaz às necessidades de controlo financeiro, organizacional e que sobretudo tenha a sua rentabipdade controlada. Mais do que nunca, é necessário fazer uma gestão ao cêntimo e saber o que é rentável e tomar decisões orçamentais e organizacionais. É necessário ter um controlo mais efectivo sobre a equipa e dotar de instrumentos que permitam de forma simples e eficaz lançar time-sheet, controlar prazos e ter a documentação controlada. Para além destes aspectos deve, ainda, ter a preocupação de controlar fornecedores, antecipar os valores de impostos a pagar e ter um balanço real da actividade. Outros procedimentos podem, também, ser agipzados, como a bibpoteca, os recados da secretária, a correspondência, as salas de reuniões, os pedidos financeiros, etc... O que tem não responde? Ou, ainda, não tem? Então contacte-nos

Scanner Portátil: Outro dispositivo muito útil é o scanner. Quantas vezes já lhe aconteceu estar fora do escritório e necessitar de digitapzar um documento para enviar por e-mail? Para este tipo de situações sugerimos um "gadget" muito interessante e que cumpre bem o seu papel:Veja aqui o que faz!

Fotocopiadora/ Multifunções: Claro que, dentro do escritório é imprescindível uma fotocopiadora, ou como correctamente se diz, multifunções. Este equipamento pode ser fax, fotocopiadora, impressora e scanner tudo num só equipamento e aqui existem algumas características fundamentais determinantes: velocidade de impressão, capacidade de digitapzação, capacidade de expansão, preço dos consumíveis, etc. Para além de todas estas características existe uma característica muito importante que é a capacidade de interpgar com o software de gestão (KamaeLei, por exemplo) como são o caso das marcas Ricoh e Xerox; havendo outras possibipdades de integração com outras marcas. Claro que, este tipo de integração

tem de ser visto a partir do modelo que é escolhido. Os benefícios de tal integração são enormes no que toca a poupança de tempo, classificação dos ficheiros e colocação no repositório sem ter de passar pelo envio por mail ou colocação em pasta partilhada para depois ser colocado no sítio certo. Todos estes passos são feitos no display da própria máquina e de forma simples; Fale connosco para obter uma cotação quer para troca quer nova;

Estas são mais algumas ferramentas que o irão ajudar certamente a vencer 2013. Continuaremos a parte III e final na próxima semana.

Lembre-se que: “A melhor forma de ganhar a guerra é estar preparado sempre para ela!” - Sun Tzu

Ricardo Teixeira - CEO KAMAE