Vou deixar a informação do meu escritório sem apoio?

Nos escritórios de advocacia geralmente existem soluções de software, sejam estas de gestão ou outras e muitas das vezes levanta-se a questão se devemos ou não ter um plano de manutenção. Hoje vamo-nos dedicar a essa temática, que embora esteja fora do âmbito mais jurídico tem impacto directo na organização e funcionamento do escritório.  Foquemo-nos, então, nas soluções de gestão.

Começo já por dizer que é critico ter esse plano de manutenção e suporte. Tem informação valiosa para si dentro de um sistema e vai permitir que esta não tenha qualquer segurança? Qualquer apoio? Qualquer acompanhamento?

Existem pelo menos 5 razões fundamentais para que tenha um plano de manutenção e suporte em vigor a apoiar o seu escritório.

1ª Tecnológica! Todos já devem ter observado as constantes novidades que os sistemas trazem. Por exemplo no Windows estamos na versão 8 e está previsto o lançamento da versão 8.1 no final do ano… Para além deste aspecto, todas as semanas a Microsoft lança pequenas actualizações sobre os sistemas actuais. Como não bastasse, o Microsoft Office, onde estão as duas ferramentas mais utilizadas por si: Word e o Outlook, evoluem também, estando já na versão 2013… Todas estas alterações constantes, necessitam que os produtores de software que assentam as suas soluções nesta plataforma tenham necessidade de efectuar actualizações e desenvolvimentos, porque se não o fizerem o escritório corre o risco de parar. Ou seja, basicamente o que estamos aqui a dizer é: uma actualização do windows ou office pode provocar uma paragem na sua solução de gestão. Quer mesmo correr esse risco?

2ª Legal. A 2ª razão prende-se com questões legais. Todos temos assistido as constantes alterações à lei no que concerne à facturação, pelo que existe necessidade de não estar na ilegalidade para não ser multado e evitar esta despesa. Estas alterações iniciaram-se em 2008 e todos os anos tem havido pelo menos 1 alteração. Este ano são 2 as alterações: a primeira já foi realizada no início do ano e a segunda será a partir do dia 1 de Julho com uma nova versão do SAFT-PT (ficheiro que é entregue às finanças com a facturação do mês); prevê-se no final do ano que mais alterações sejam introduzidas. Vai mesmo querer ficar à margem da Lei? Está preocupado se está dentro da lei? Ou quer deixar esse ónus para uma entidade que perceba da matéria?

3ª Funcional. A 3ª razão está directamente relacionada com novas funcionalidades que pode beneficiar e que são o resultado do pensamento de várias "cabeças em conjunto", ou seja, do mercado. Muitas são as evoluções das necessidades e que os sistemas procuram dar resposta de forma eficaz. Para além disso, quase sempre pode também participar nas sugestões de novas funcionalidades. Esteja atento às novidades em cada actualização, porque pode significar poupança de tempo e dinheiro com determinada forma de fazer informaticamente. Quer, mesmo, deixar de receber o conhecimento de outros?
 
4ª Suporte. Já sabemos que vai acontecer um problema num computador, ou um conflito entre programas ou ainda vai ter necessidade de esclarecer aquela dúvida de como fazer determinada operação, ou ainda necessita de uma opinião de como pode utilizar determinada área do seu software para controlar um determinado assunto para um cliente. Principalmente numa altura em que temos de ser mais produtivos, deixar de ter um parceiro que está ao seu lado é solução? Vai querer mesmo ficar sem este apoio?
 
5ª Preço. Os preços de um contrato de manutenção custam normalmente entre 20 a 35% do valor do software, pelo que fica bem mais barato a sua aquisição do que comprar actualizações e pagar horas de suporte à parte. O valor de aquisição de actualizações normalmente situa-se entre os 60% e os 80%, nem fazia sentido de outra forma, porque caso contrário quem tinha contrato não tinha vantagens. Por outro lado, ter um suporte pago à hora, pode ser muito ingrato, porque algo que corre mal, como uma recuperação de uma base de dados que ficou corrompida pode levar 24 horas ou mais… Já fez as contas?
 
Alguns escritórios têm algumas reticências em apostar num plano de manutenção (muitas das vezes, porque é algo não material; mais depressa compram um móvel de escritório) e suporte que assegure o bom funcionamento, mas não pensam nestas razões, nem em outras como a motivação da equipa que de repente tem uma ferramenta do qual não têm apoio, prejudicando claramente a sua produtividade. Se fizerem bem as contas irão verificar que poupam muito dinheiro e rentabilizam o investimento inicial feito, caso contrário arriscam-se a que as soluções deixem de funcionar e o investimento inicial se tenha perdido desnecessariamente, voltando novamente a procedimentos internos que só levam a mais custos escondidos.
 
Para além destes pontos existe uma lei chamada "Murphy" que irá acontecer quando mais precisar e se não tiver acompanhado irá ficar com um problema de forma desnecessária.
 
Lembre-se que:
"As companhias prestam muita atenção ao custo de fazer alguma coisa. Deviam preocupar-se mais com os custos de não fazer nada." (Philip Kotler)
 
Quer mesmo correr riscos?