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Ricardo Teixeira

Gestão dos prazos judiciais

Gestão dos prazos judiciais

Experiência na PRA

A gestão dos prazos judiciais num escritório ou sociedade de advogados é uma questão absolutamente central e é frequentemente motivo de fortes dores de cabeça.

Quem está habituado à prática judiciária sabe que há duas regras quase religiosas: o prazo marca-se para o último dia legalmente disponível e o acto processual pratica-se nesse dia. E não antes.

Costuma dizer-se que isso é assim porque até chegar o último dia pode sempre o advogado reflectir no conteúdo do seu articulado e, por via disso, melhorá-lo, ou porque podem sempre surgir novos factos ou elementos de prova que reclamem uma alteração da peça processual, justificando-se assim esse nosso hábito de efectivamente praticar o acto no último dia legalmente disponível.

Todavia, a verdade é que os advogados praticam os actos processuais no último dia do prazo porque não lhes é possível praticá-los na véspera, precisamente, porque, na véspera, tiveram de praticar outro acto processual ou acometer-se de alguma das muitíssimo frequentes urgências dos clientes.

De modo que o método, porventura, mais adequado continua a ser contar muito bem contado o prazo judicial aplicável e munir-se das ferramentas que garantam que o prazo não é ultrapassado.

É aqui, isto é, na gestão de prazos, que a solução KamaeLei tem hoje um papel central na organização do nosso escritório.

No passado, os mecanismos de controlo de prazos judiciais que tínhamos implementados passavam essencialmente pela marcação de prazos num ficheiro Word, em rede, a todos acessível e por todos editável, e pelas agendas pessoais de cada advogado.

Acontece que a gestão de prazos não se circunscreve, por um lado, aos prazos judiciais e, por outro lado, à garantia ou certeza do seu cumprimento.

Existe um conjunto de outras vertentes numa agenda de prazos de importância fundamental para o dia-a-dia de um escritório ou sociedade de advogados cuja gestão ou não é possível realizar em formatos “manuais” (tipo Word) ou a utilização desses formatos pura e simplesmente se encontra obsoleta.

A gestão partilhada e centralizada de prazos, mais do que uma ferramenta avançada, é hoje uma necessidade básica.

Na PRA, com recurso ao software da KAMAE (lawfirm), criámos basicamente uma “Agenda de Distribuição” que conta com três tipos de prazos: i) os prazos judiciais, aplicáveis às típicas peças processuais, requerimentos ou outros actos que tenham de ser praticados em certo dia, sob pena de preclusão do direito de o fazer (com excepção, naturalmente, dos “dias de multa”), ii) os prazos de agendamento, aplicáveis essencialmente às diligências judiciais (julgamento, audiência preliminar, etc.), mas também a quaisquer outros actos que impliquem a presença do advogado e que não podem deixar de ocorrer em certa data (excluindo reuniões) e iii) os prazos de execução, aplicáveis aos prazos internos, isto é, aos prazos para prática de certo acto fixados a cada advogado pelo responsável da respectiva Área de Prática preferencial.

O percurso normal dos prazos começa pela geração de um alerta, logo no momento da sua criação, via email, para o advogado responsável pelo acto em causa que o avisa de lhe ter sido marcado um prazo, de certo tipo, para certo dia e no âmbito de certo processo.

Seguidamente, o sistema vai gerando novos alertas, isto é, novos emails dirigidos ao advogado responsável (e a quem mais se pretender) lembrando que se aproxima o prazo em causa o que permite melhor preparar o trabalho, a começar pelos contactos com o cliente e na organização e obtenção de documentos.

Para cada tipo de prazo configurámos diferentes tipos de alertas que se distinguem pela antecedência, cadência e destinatários o que nos permitiu criar sistemas de redundância em matéria de alertas aumentando assim a segurança no cumprimento de prazos.

Adicionalmente configurámos páginas de prazos para cada Área de Prática, habilitando assim o respectivo responsável a uma simples e intuitiva gestão global desses prazos, e páginas pessoais em cada posto de trabalho para cada advogado.

A “Agenda de Distribuição” permite-nos ainda filtrar facilmente os prazos em função, entre muitos outros critérios de pesquisa, da data, do tipo de prazo e do advogado responsável pelo prazo.

Por outro lado, não faria sentido termos adquirido e configurado uma ferramenta avançada como é o lawfirm se dela apenas pudéssemos tirar partido “entre portas”, isto é, se apenas a pudéssemos utilizar quando estamos presencialmente no escritório.

Também aí a gestão de prazos mudou radicalmente porquanto a nossa “Agenda de Distribuição”, enquanto funcionalidade do lawfirm, funciona em ambiente Web sendo por isso possível a ela aceder a partir de qualquer computador ou mobile device com acesso a internet.

Sendo assim, podemos hoje combinar as soluções de mobilidade típicas (internet mobile, portátil com VPN e internet móvel) com as de acesso remoto (através de qualquer computador) à página interna da PRA e, por arrasto, à gestão de todos os prazos por cumprir.

Hoje, nas empresas dinâmicas tudo se passa à velocidade da luz. Nas sociedades de advogados o ritmo deve ser o mesmo. Daí que seja “obrigatório” prepararmos o escritório, em particular nas estruturas em que o trabalho é realizado em equipa, com soluções de mobilidade e de gestão da informação eficientes e versáteis como é o caso do Lawfirm.

David Coelho
Advogado
david.coelho@pra.pt
Pedro Raposo & Associados, Sociedade de Advogados, R.L.

www.pra.pt

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