TOP 2 dos Erros mais comuns - Mau método de Registo de Tempos (Time-sheet)

Neste 2º artigo dedicado à temática “Top 10 – Erros mais comuns” nas organizações jurídicas, iremos focar o 2º maior erro: métodos ineficazes de registo das tarefas, ou seja, registar “quem” (executou), “o quê” (descrição da tarefa), “quando” (data) e “quanto” (tempo) de forma simples, eficaz e acima de tudo de forma útil para a gestão e facturação. Portanto, estamos a falar de um dos temas mais discutidos: as famosas “time-sheets”.

A time-sheet não é um formulário de papel, não é uma folha de excel, não é um programa; é sim um conceito que poderá ser concretizado nas várias formas de registo, mas primeiro há que criar a disciplina de registo, e depois deste passo dado temos de tornar-nos mais eficazes.

Para darmos o primeiro passo, o ideal é ter um sistema que seja pro-activo e que relembre aos vários elementos do escritório que têm de lançar os respectivos tempos, como por exemplo, a solução KamaeLei (veja em www.kamaelei.com). No entanto, vamo-nos concentrar essencialmente na 2ª parte, ou seja, no método de registo.

Neste aspecto encontramos várias formas: desde o registo em papel que está dentro da pasta do processo, folha de excel ou através de um software de apoio.

No que se refere ao registo de papel, as dificuldades são tão fortes que acho que não é necessário explicar. Uma folha de excel, ou outro sistema sendo electrónico mas totalmente independentes da facturação, perdem completamente a sua eficácia.

Já temos ido a alguns escritórios e muitos deles de grandes dimensões que referem que têm um software que já funciona há muitos anos e portanto responde às necessidades… Pensando um pouco neste aspecto: o fiat 127 que os meus pais tinham em 1989 também servia as necessidades, ou seja, levava-nos do ponto A ao ponto B. No entanto, as pessoas tendem a ir mudando de carro… Ou ainda, os telefones fixos serviam as necessidades, então porque é que todos nós temos telemóvel?... Por vezes o desconhecimento de soluções mais eficazes e produtivas leva-nos a estas afirmações que perdemo o sentido com a evolução dos tempos.

O que pretendo dizer é que a tecnologia evolui e muitas das necessidades também se criam de forma a tornarmo-nos mais eficazes/ produtivos e sobretudo que possamos retirar informação credível e critica para o negócio, ou seja, métricas de gestão que me ajudem a gerir melhor o meu escritório. Devem estar já a perguntar, mas afinal que tipo de software devo ter que nos satisfaça? Aqui vão alguns pontos que consideramos serem importantes:

1º Não intrusivo. Não deve ter necessidade de mais um software aberto no PC;

2º Integrável. Deve estar absolutamente integrado com ferramentas que já utiliza diariamente: Microsoft Word, Outlook, Internet…

3º Facturável. Deve ter a time-sheet directamente ligada ao processo de facturação de forma integrada e não através de conectores em que os sistemas são um conjunto de programas (tipo “manta de retalhos”) em que cada vez que há uma actualização em algum é um problema e as conexões por vezes não funcionam como devem. A ligação entre time-sheet e facturação é fundamental (ver nossa newsletter referente a esta integração) para que se retirem métricas de gestão de forma automática (Relatórios actualizados em tempo real) sem ter de utilizar, constantemente, folhas de excel;

4º Intuitivo e standard. O sistema deverá ser simples, intuitivo e acima de tudo parametrizável à “minha realidade” e com descrições que sejam comuns a toda a organização.

5º Acessivel. Deve ser possivel ser acedido de qualquer lugar onde haja web. Se estiver num hotel tem de ter acesso a lançar a sua time-sheet.

Aqui deixámos algumas guidelines para evitarem este 2º erro que tanto impacto tem em outras áreas da organização tão sensiveis, como por exemplo: as métricas de gestão, relatórios e a facturação.

Não perca mais tempo e avalie já o seu sistema.

Lembre-se que: “o coração do seu negócio reside no seu tempo… Não o desperdice!”

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Ricardo Teixeira
CEO KAMAERT