Gestão de Tempo para Advogados e Solicitadores

A Gestão de Tempo é um dos desafios da advocacia e muito se tem escrito sobre este tema.

Na newsletter de hoje vamos abordar este aspecto fulcral para o êxito da actividade.

Existe um principio chamado Principio de Pareto que nos apresenta a regra do 20/80, ou seja, 20% do que fazemos produz 80% de resultados; pelo que temos de nos focar nos 20% que produzem esses resultados. De que forma podemos avaliar? Para isso é fundamental o registo diário das nossas acções para depois observarmos os nossos resultados. A gestão do seu tempo é fundamental.

À primeira vista podemos pensar que a gestão do tempo é estarmos a perder ainda mais tempo precioso que podíamos usar para implementar mais rapidamente, mas os estudos existentes mostram que não é verdade.

O problema de gerir o tempo não é apenas o facto de termos muitas coisas para fazer durante o dia, é principalmente uma questão de não gerirmos o tempo a nosso favor para fazer o que tem de ser feito de importante na altura em que estamos mais produtivos. Muitas vezes estamos ocupados a fazer as coisas urgentes mesmo que não sejam as coisas mais importantes. Aliás podemos até estar a perder tempo com coisas insignificantes que prejudicarão em muito a nossa gestão do tempo mais tarde.

Após vários estudos na área da gestão de tempo, concluiu-se que os maiores gastadores de tempo são:  
- Interrupções mal geridas. Não podemos acabar com as interrupções, mas podemos aprender a geri-las eficientemente.
- Atitude. Passar o dia sem qualquer objectivo real, deixando as horas passarem e adiando todas as tarefas até à última hora possível.
- Não delegar correctamente. Não partilhar o trabalho com os outros e tentar fazer tudo sozinho, mesmo que saiba que não será possível.

Uma má gestão do tempo leva a que fiquemos irritados com os colegas, cansados física e psicologicamente, dificuldades de concentração, não dormir bem (que afecta toda a sua performance do dia) e em casos extremos, uma depressão.

Um dos pontos principais é planear com antecedência, ou seja, no mínimo um dia antes, as tarefas do dia seguinte. Se planear o seu dia com antecedência, o seu subconsciente irá preparar-se durante a noite para o dia seguinte. Portanto, organize-se! Faça uma lista de todas as tarefas que tem em “fila”. O objectivo é esvaziar a mente, para que esta esteja mais calma e com a concentração necessária para estipular o objectivo para o dia que se está a planear e categorizar as tarefas por prioridades.

Mas como categorizar? Aqui, poderá entrar uma técnica muito falada na gestão de tempo: 4 quadrantes. Basicamente existem quatro quadrantes que classificam as tarefas como:

    1. Urgentes e Importantes;
    2. Não urgentes e importantes;
    3. Urgentes e não importantes;
    4. Não urgentes e não importantes.

As nº1 são prioritárias; as nº3 são normalmente interrupções, chamadas telefónicas não urgentes mas que convertem-se em urgentes ao estar atender, ou seja, tudo o que damos normalmente atenção imediata, mas que se pensarmos bem não são críticas; as nº2 são tarefas normalmente estratégicas e importantes para a nossa vida; as nº4 são actividades de lazer ou outras. Portanto as nº2 são as mais críticas e aquelas que devemos minimizar.

Também é fundamental que utilize uma ferramenta de apoio à Agenda e aqui recomendamos o Outlook. Este programa faz parte do pacote office e permite-lhe organizar um calendário eficaz e uma lista de contactos com possibilidade de sincronização com o seu telemóvel. Assim, nunca mais irá perder os seus contactos e terá sempre a agenda consigo! (falaremos numa futura newsletter)

Para além do planeamento e do controlo rigoroso do nosso objectivo, outra forma de melhorarmos a nossa gestão de tempo é sermos mais eficazes com as ferramentas que utilizamos, por exemplo, o Microsoft Word. Se soubermos os atalhos de teclas e/ou formas mais rápidas de organizar informação, registar, navegar pelos documentos é mais fácil melhorarmos o nosso tempo de execução. Muitas pessoas passam horas a realizar acções dentro das ferramentas informáticas onde existem funcionalidades para fazer em minutos.

Marque intervalos de tempo para não ser interrompido onde sabe que é a altura em que produz mais. E ao longo do dia tente minimizar as suas interrupções e mantenha o foco no objectivo do dia.

Agora vamos colocar isto em números: se melhorar 10% no seu planeamento, 10% na utilização das ferramentas, 10% melhor gestão do tempo ao longo do dia… Tem um aumento de produtividade de 30%!!! Já pensou traduzir isto em dinheiro? A gestão de tempo é uma disciplina que requer algum planeamento e muita vontade de ser produtivo. Mas é também uma forma de fazer o seu trabalho motivado durante o tempo em que está na empresa e depois ir para sua casa e aproveitar o resto do tempo para si, para relaxar com a família e ganhar forças para o dia seguinte.

Lembre-se que: “Com uma correcta gestão do tempo irá viver mais saudavelmente.”

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Ricardo Teixeira
CEO KAMAERT