it.wellreplicas.to replique montre fausse rolex rolex imitacion https://es.upscalerolex.to https://pt.upscalerolex.to/ pt.wellreplicas.to repliki zegarków https://gr.buywatches.is hu.buywatches.is

en-USpt-PT

Artigos/ Newsletters

Artigos/ Newsletters

Nesta secção irá encontrar todas as newsletters que vão saindo para os nossos subscritores. A KAMAE tem por objectivos dar conhecimento que aumente a cultura empresarial da área e produtividade. Esperamos estar à altura das vossas expectativas! Se quiser sugerir temas para nós abordarmos, contacte-nos.


KAMAE
KAMAE

Ricardo Teixeira

Procedimentos formalizados! Que procedimentos?

Procedimentos formalizados! Que procedimentos?

Nesta newsletter iremos continuar a enumerar mais um item pertencente ao “Top 10 dos Erros feitos nas sociedades”: inexistência (ou quase) formalização de procedimentos!

Este é um tópico que nós procuramos abordar nas nossas consultorias. Apesar das nossas insistências, é passado para trás ou não dão a merecida atenção. Não percebendo que estão a prejudicar a implementação de um sistema, ou mesmo a produtividade de cada pessoa na equipa, porque não têm as regras do fluxo de informação bem definidas. Quase sempre estes procedimentos são estabelecidos verbalmente ou, por e-mail ou ainda por um documento que já ninguém sabe onde está.

Calcula-se que esta falha leve a uma quebra da produtividade na ordem dos 20 a 30%. Esta quebra está relacionada principalmente com: tempos de pesquisa de documentos, pastas física e outros elementos necessários; falta de informação passada entre os elementos da equipa. Quase sempre são os administrativos que sofrem com a falta desta definição, ou às vezes mesmo os clientes...

O que fazer? O que aconselhamos?
Primeiro de tudo, estabelecer reuniões de trabalho semanais de 1h com uma equipa pequena sempre à mesma hora. Apenas e só uma hora! Devem rentabilizar ao segundo e não perder tempo com discussões longas. Para esta reunião é fundamental designar um moderador que não tem de ser um sócio, mas que tem de estar mandatado para parar com as discussões, reunir todos os contributos e colocá-los num documento formalizado.

Seguidamente, abordam os procedimentos mais correntes e simples. E a pouco e pouco vão ligando o “complicómetro”. Ou seja, comecem pelos procedimentos mais críticos, como por exemplo: Abertura de Cliente, Gestão de Prazos e Processo de Facturação. Passem para o papel, obedecendo a uma formatação igual de forma a ser simples a passagem para outros procedimentos. Utilizem secções que expliquem: o objectivo do procedimento, entradas, saídas, o workflow (fluxo) da informação, (podem também utilizar um esquema gráfico), alternativas ao fluxo (excepções), versões e quem gere o procedimento.

É importante deixar uma “janela aberta” para melhorias! O dia-a-dia ajudará cada um aperceber-se de falhas/ melhorias, logo será importante estabelecer as formas de contributo, como canalizar, para quem e quando realizá-las.

Temos acompanhado muitos clientes neste processo com excelentes resultados ao nível da produtividade. Todos sabem o que fazer e quando não sabem têm um local para consultar.

Este é um processo constante e iterativo. A melhoria de uma organização é como ir ao ginásio: uma vez a fazer ginástica não ficamos logo em forma! É um processo gradual que deverá ser bem acompanhado e se possível por alguém externo, porque é mais fácil trazer o consenso para dentro da Sociedade, bem como debelar as resistências naturais à mudança (que existem sempre).

Quando tiverem todos estes aspectos a funcionar podem começar a pensar numa certificação ISO 9001, o qual já é uma realidade em algumas sociedades.

Se tiverem questões de certificação ou consultoria, contactem-nos!

Lembre-se: “Se investir por semana 1 hora na definição de um procedimento, no final do ano terá todo a Sociedade com um Manual de Qualidade!

--------------------------
Ricardo Teixeira
CEO KAMAERT

Comentário (0)



Os comentários estão fechados
Junta-te à nossa lista VIP para receberes conteúdos exclusivos!


Tags

linguagem 1ª Parte 1º Erro 20% 80% 2013 2014 2015 2016 2ª Parte actividade Juridica actividade jurídica Actos Notariais Adiantamentos Advocacia Advogado Advogados Agenda Agosto ajuda Ano difícil Apple arquivo arte atrair atrair novos clientes aumentar aumentar receitas Avaliação avaliar Avenças caixas pretas Capacidade Captar Clientes Casos Certificação Chefias Chicote ciência clientes cloud Coaching cobram Cobranças cobrar conhecimento Consultoria Contas bancárias crescer cultura custo D.U.M.B. Decisão decisões Despesas dia-a-dia Diagnóstico difusas disciplina eficazes electrónica e-mail equipa Equipas Erros Erros de Gestão Escolha escritório Escritórios ESCRITÓRIOS DE ADVOGADOS Estagiários estudo execução Factos Facturação facturar Falha Falhas Falta Falta de Investimento famosas Faturação Férias Férias Judiciais Ferramentas follow-up formação gestão Gestão de Tempo Gestão Jurídicas GOALS Grande Sociedade Honorários Ideias importância importantes indicadores Ineficazes informação Informalidade interrupções Investimentos IT jurídico Juristas Lenta Liderança Liderar advogados Ligação Crítica liguagem Linguagem mais inspirador marcados marketing Marketing Publicacional medir melhorar método Métricas Moda mudanças mundo DIGITAL Musashi Must necessária Networking Novas Regras novos clientes O ANO! Objectivos on-line Organização outro nível papel Parceiros pareto Parte II Parte III participação Património peças perdem clientes peso prática isolada prazos judiciais princípios fundamentais problema problemas Procedimentos Procedimentos formalizados processuais produtividade propostas prospectos Provisões Qualidade Recebeu Recebeu recado Receitas Registo registo de tempos Relacionamento Resistência Rotatividade Segurança segurança absoluta seguras sem apoio Seminário SEMINÁRIO ON-LINE sete princípios Sindromes Sistema Sistemas de Informação Site Sites Sociedade Sociedades sócios Solicitadores Soluções Sun Tzu Tempo tempo e horas Tempos tempos facturados tempos produzidos Tendências Time-sheet Top 10 de Erros TOP 10 DOS ERROS trabalho trabalho efectuado Valor/ h Valor/hora vencer visitas