Quer melhorar a sua gestão de tempo?

Um dos dramas que existe na vida de um jurista é a gestão de tempo. Já focámos numa das newsletters uma técnica de priorização, hoje iremos focar num outro tópico igualmente importante: reuniões.

As reuniões são um dos momentos no qual se perde mais tempo, aliás um profissional passa cerca de 3-5 anos em reuniões e calcula-se que 50% do tempo das reuniões é completamente desnecessário… Quantas vezes já não teve uma reunião em que esteve o tempo à espera da sua vez? Ou ao contrário, quantas reuniões fez em que a reunião era a conversa apenas entre si e outra pessoa em que as restantes aguardavam a sua vez sem qualquer relação ou interesse do que estava a ser discutido? Quantas reuniões já não teve que chegou ao fim e disse: “não era necessário!"?

Aqui vão 8 ideias para melhorar as suas reuniões:

1. A melhor reunião é não estar lá! Saiba previamente qual o objectivo da reunião e veja com atenção se é realmente necessário fazer/ participar na reunião;
2. Antes de ir para a reunião, confirme a sua realização! Quantas reuniões já foram desmarcadas e não foi avisado?
3. A reunião deverá ter uma agenda de trabalho com os pontos bem definidos. Nada deverá ficar em aberto;
4. Utilize uma ferramenta para fazer a marcação e o convite às pessoas. Por exemplo: o Outlook tem um sistema de convite de reuniões bastante eficaz. Assim saberá se a pessoa tomou conhecimento do dia e hora exacta;
5. Se convocou a reunião ou é uma reunião interna, deverá ter um moderador. Ou seja, alguém que mantenha a reunião no seu foco e que não deixe se desviar para assuntos paralelos. Para além disso, é fundamental que no início da reunião se diga qual o objectivo concreto da reunião;
6. Inicie a reunião a horas! Seja pontual! Um dos aspectos que mais acontece com os latinos é começar tudo com atraso. Se à hora não estiverem todas as pessoas inicie à mesma! Isto fará com que as pessoas que chegarem atrasadas não se sintam bem e da próxima cheguem a horas;
7. Se é uma reunião interna com todas as pessoas, marque cedo e fora do horário normal de trabalho, para que possa garantir que as pessoas estão lá sem interrupções!
8. E por fim, no final da reunião faça um resumo, tenha decisões, prazos e compromissos assumidos. A pior coisa que pode acontecer é terem uma reunião e no fim ficar no ar uma subjectividade que ninguém sabe o que ficou decidido e quem é que tem a responsabilidade de executar determinada tarefa. Se foi uma reunião com o cliente, mande-lhe um mail no final com o que foi decidido; vai ver que ele ficará bem impressionado!
   
   

Lembre-se que: “A reunião é um momento sagrado de reflexão e evolução de qualquer equipa!”

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Ricardo Teixeira
CEO KAMAERT