Avenças: Um mal necessário ou uma segurança absoluta?

Todos advogados e Sociedades de Advogados normalmente almejam ter avenças que assegurem entrada de receitas com uma cadência periódica para que as despesas fixas estejam cobertas por receitas previsíveis. Ao longo dos anos, este tem sido o objectivo de muitos escritórios, embora pontualmente encontramos um ou outro que prefere não ter ou, então, ter de forma muito condicionada. É uma estratégia que em tempos de crise é eficaz, mas que em alturas de economia forte é um obstáculo. No actual momento do país é realmente uma das estratégias, pois ajudam o cliente a ter um custo fixo controlado.

Mas vejamos primeiro quais as formas mais utilizadas para definirem estas avenças:

• “Pau para toda a colher!”. Esta é a mais frequente! Ou seja, a avença serve para tudo, não tem quaisquer limites e serve para a empresa, para o dono, para a família, para o cão, etc;
• Exclusivo numa área. Muito utilizada principalmente na área de cobranças, onde existe um variável (normalmente baixo) e depois um “success fee” sobre a cobrança efectiva (podendo haver escalões ou não);
• Limite de processos. Funciona como se fosse um “pack”, ou seja, para um determinado número de processos activos;
• Limite de horas. O cliente acorda um determinado número de horas e um valor/h a partir desse número de horas, ou ainda um determinado nº de horas por processo;
• Híbridas. Ou seja, utilizam um pouco de todas as opções acima e por vezes com mais umas variações, que normalmente só servem para complicar a vida do ponto de vista administrativo e em que ambas as partes a certa altura não (?) sabem em que ponto estão.

Um conceito importante a ter em mente é que não é o cliente que é avençado, mas sim, os assuntos tratados estão ao abrigo da avença ou não.

Quando normalmente questionamos o advogado se a avença é rentável, ouve-se: “Penso que sim”, “não sei”, “o importante é ter um valor mensal a entrar”,… E outras expressões do género…

Portanto, as avenças serão absolutamente um “mal necessário”, mas que tem de ser controlado de forma efectiva e com procedimentos associados que permita a qualquer altura saber o ponto de situação. Estamos, então, a falar em ter métricas sempre associadas. E aqui a base para estas métricas é “TEMPO”, por isso, primeiro passo: registo de todos os trabalhos efectuados. Existem muitos escritórios que, pelos clientes terem avenças facilitam e não registam… Com estes registos será muito mais fácil renegociar no futuro. 

Outro dado que necessitamos é a facturação! Com estes dois dados (tempo e facturação) podemos avançar para o segundo passo: métricas de valor/h e taxa de rentabilidade em que a avença se encontra. Estas métricas podem ser automatizadas e se tiver uma ferramenta que faça este trabalho por si melhor!

Para a primeira métrica, basta-nos somar todo o tempo registado, somar a facturação (honorários sem impostos) e efectuar o quociente entre a facturação e o tempo, obtendo assim um determinado valor/h. Se este valor estiver abaixo do valor/h custo (lembra-se deste conceito? Veja a newsletter nº1) então estamos a trabalhar em prejuízo e temos consciência disso e podemos tomar uma decisão de continuar ou não.

A outra métrica é a taxa de rentabilidade. Esta é um pouco mais elaborada, mas a ideia fundamental é perceber que perante o nosso valor/h comercial qual a % do tempo em que estou a trabalhar que efectivamente estou a conseguir facturar. Como fazer? Simples… Não perca a próxima newsletter!

Lembre-se que: “O que não se mede não se gere!”