Como fazer propostas aos clientes?

Ao longo destes 15 anos de trabalho com juristas, advogados e sociedades de advogados, rapidamente apercebemo-nos de um ciclo padrão na actividade de um advogado para se manter sustentável. Este ciclo é basicamente:

1. Angariação de novos Clientes e/ou Assuntos novos de clientes existentes;
2. Negociação/ Proposta de Trabalho;
3. Execução do trabalho
4. Gestão
5. Facturação
6. Cobrança
7. Arquivo

Cada um destes passos tem inúmeras variáveis e pontos a analisar, no entanto, é importante que tenhamos consciência do ciclo que se desenrola nesta actividade.

Em todas estas etapas já apresentámos algum artigo, formas de produzir mais e melhor (esperamos que já estejam a implementar). Abordemos então o ponto 2 – Negociação/ Proposta de Trabalho.

Esta Negociação com o seu potencial cliente (ou cliente já existente) é importante ser feita de forma rápida e célere para que ele não se sinta tentado a apresentar a outro advogado, por outro lado, deve já ter modelos preparados, como um simples e-mail onde coloca as condições negociadas (que pode por exemplo ter sempre uma cópia nos rascunhos do seu Outlook) e/ ou ainda um documento em Word com um formato já definido.

Para a realização da proposta tenha o cuidado de já ter dados mínimos para que possa fazer o Registo do Potencial cliente. Coisas simples como, Nome, Morada, e-mail e telefone/ móvel são importantes para fazer um follow-up. É muito importante manter uma lista de potenciais clientes, para que o futuro do escritório esteja sempre assegurado. Se não tem forma de registo fale connosco. 

Quando avançam para a apresentação da proposta muitos colegas fazem-no oralmente, outros com um simples e-mail e ainda outros têm um documento mais formal. O nosso conselho de Boa Prática é colocar sempre por escrito, no fundo é fazer o que aconselham aos clientes . Mas, importa a forma como escrevem e muito! 

Neste ponto os advogados “teimam” em continuar a fazer da mesma forma, ou seja num formalismo que se torna muitas vezes difícil para o cliente final perceber o que está lá ou mesmo perceber alguns termos. Se a proposta não estiver escrita ao nível do conhecimento do cliente, podem provocar um “medo” antes do início da relação. Não estrague o “charme” e tempo que investiu para chegar a esta fase da proposta. Pois, o cliente ao aceitar que lhe faça chegar uma proposta está-lhe a dar uma oportunidade que não pode desperdiçar. Por isso utilize o sistema KISS – “Keep It Simple and Stupid” 

Por outro lado, não se esqueça de registar o tempo (time-sheet) investido, bem como as despesas e respectivas propostas. Tenha um Dossier/ Assunto/ Pasta aberto no seu sistema dedicado à área comercial. Este tempo vai ser importante ser avaliado, para que saiba diluí-lo na execução do trabalho. 

Há um ponto muito importante que é o facto deste processo ter de ser constantemente melhorado, ou seja, cada vez que faz uma proposta veja o que pode melhorar e não se preocupe se não acertar à primeira. Thomas Edison, o inventor da lâmpada eléctrica, falhou mais de 1000x e quando foi confrontado com esse facto disse: Eu não falhei, apenas encontrei 1000 maneiras que não funcionam!” 

Lembre-se que: “In the business world, everyone is paid in two coins: cash and experience. Take the experience first; the cash will come later.” - Harold Geneen

Ricardo Teixeira - CEO KAMAE