Gestão de Tempo – As interrupções!

Hoje voltamos à temática do tempo e mais concretamente: interrupções.

O trabalho do advogado é cheio de interrupções, sejam estas humanas, ou seja, interrupções provocadas por pessoas, directamente, ou por dispositivos que temos à nossa volta e com os quais trabalhamos diariamente.

Hoje são inúmeras as formas de contacto, pelo que é necessário uma dose de disciplina para que esta flexibilidade não se torne num pesadelo para a produtividade.

Temos o contacto pessoal, telemóvel, skype, e-mail, google talk, facebook, messenger,... Enfim, um conjunto de possibilidades de contactos que na sua maioria são apenas um estorvo à nossa produtividade.

Quantas vezes já começou a fazer um determinado documento, chegou um e-mail clicou e abriu o mail, fez responder, de seguida chegou um telefonema, abriu um outro e-mail para enviar o que tinha referido no telefonema, entrou um colega que lhe perguntou por uma minuta, abriu uma janela para pesquisar o documentos, foi abrindo alguns ficheiros para ver e... De repente tem mais de 10 janelas abertas no seu monitor e ainda não conseguiu fechar nenhuma tarefa...

Mas vejamos alguns tópicos. Se utiliza o facebook e tem por hábito ter a página aberta, tenha a disciplina de desligar quando estiver a fazer um trabalho importante. O Facebook pode ser um bom elemento de diversão e contacto, importante para desanuviar entre trabalho. Tenha uma regra absoluta de consultá-lo apenas entre grandes tarefas, como se tratasse de um auto-prémio.

Tenha o cuidado de desligar todas as notificações que os softwares têm que são uma grande fonte de distracção. Funcionalidades, como o aviso de chegada de e-mail são algo que desvia o nosso olhar. Utilize as funcionalidades de "Ocupado", assim reduz o número de contactos. 

Se vai começar a elaborar um trabalho que necessita de muita concentração deve ter o cuidado de estabelecer algumas regras: ponha o seu móvel em modo vibração, desligue todas as janelas no seu computador e mantenha apenas aquelas que efectivamente necessita para o seu trabalho. Outro aspecto muito importante: estabeleça um tempo limite para acabar o trabalho, pois se não estabelecer este vai estender-se ao tempo que tiver disponível. Se for um trabalho muito extenso, faça paragens onde possa verificar outros contactos, mas estes intervalos não devem ser inferiores a 2 horas de trabalho. 

Depois, tenha o cuidado de dizer às pessoas que chegam ao pé de si para interromper: "Não me leve a mal, mas agora não posso porque estou a fazer um trabalho importante. Fale comigo dentro de 2 horas." Nunca diga não sem dar uma opção. 

Ricardo Teixeira - CEO KAMAE