Time-sheet: tempos produzidos vs tempos facturados

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Hoje iremos abordar mais uma vez o famoso assunto: "Time-sheet". Já foram analisados diversos pontos no passado nas nossas newsletters e hoje iremos ver mais um: Tempos Produzido e Tempos Facturado.

Antes de continuar gostaria mais uma vez de realçar que o tempo é a única métrica efectivamente fiável para saber a rentabilidade do quer que seja em termos de trabalho no seu escritório.

Um dos aspectos muito importantes na time-sheet é ter um conjunto de títulos das tarefas já pré-determinados, como por exemplo: Reunião Cliente, E-mail, Elaboração de Contrato, Revisão, etc; este conjunto vai ajudar a normalizar os lançamentos dentro do escritório e ao mesmo tempo disciplina. De uma forma geral, todos fazem isto.

Aqui chamamos atenção para que haja o bom senso de ter um conjunto minimo necessário para que de repente não tenham 300 tipos de tarefa o que é de mais. Diriamos um  máximo de 100.

Mas com frequência existe a tentação em manipular os tempos registados quando chega a altura de apresentar um relatório a um cliente, ora não se pode fazer mais de errado do que manipular valores que são os que efectivamente eu demorei a fazer determinada tarefa. Isto é, tem de haver obrigatóriamente um campo para o tempo de trabalho (chamamos "produção") e o tempo de facturação, onde aqui podemos estabelecer tempos mínimos de facturação para determinado tipo de tarefas.

Deixem-me pegar em 2 exemplos clássicos:

1.      Acabei de fazer um e-mail e registei que demorei 3 minutos. Registo este tempo. Ora todos sabemos que se o cliente vê 3 minutos vai refilar ou pensar (que é pior) que não faz sentido, pois aqui faz sentido termos um tempo minimo de facturação de 5 ou 10 minutos. Portanto teremos um lançamento "E-mail" com o tempo produzido de 3 minutos e o tempo facturado de 10 minutos. Quando for entregue um relatório estará lá 10 minutos, mas quando for analisada a rentabilidade do cliente ou do jurista/ advogado serão os 3 minutos a ser utilizados;

2.      Recebi um telefonem no meio de um trabalho que estava a fazer para outro cliente e no final tenho 6 minutos. Registo a tarefa "Telefonema Cliente" com o tempo produzido 10 minutos e com o tempo facturado 10 minutos. Qual foi aqui a grande diferença em relação ao anterior? É que estou a dizer que quando recebo um telefonema de cliente, seja qual for, vou registar sempre um tempo de 10 minutos minimo  como tendo sido o tempo de telefonema. Poderá estar a pensar: então? Contradição? Não! É que teve de parar o que estava a fazer para atender o cliente e agora vai ter de voltar a concentrar-se no que estava a fazer. Estas interrupções de telefone têm como consequência que o trabalho interrompido leve mais tempo a ser concluido, por isso temos de minimizar esse efeito.

Mas poderá agora dizer: mas eu não facturo à hora ou tenho alguns clientes que facturo valores fixos… E? irá haver à mesma um tempo de facturação. Deixem-me concretizar com um exemplo: trabalhou 10h para um cliente e facturou-lhe 500 €, portanto o rácio valor/ h foi 50 €. Mas queremos apresentar um valor/ h de 100 € ao cliente, então neste caso terá o tempo produzido igual a 10h e o tempo facturado igual a 5 horas.

Portanto em modo conclusão, é boa prática ter o tempo que realmente demorou registado, para que as suas métricas não sejam falseadas, mas ao mesmo tempo nunca esquecendo a parte comercial, ou seja, o tempo de facturação para que a qualquer altura que seja necessário apresentar ao cliente, tenha-o à mão sejam estes em assuntos de avenças ou de facturação.

Lembre-se que: "Os dias talvez sejam iguais para um relógio, mas não para um homem."(Autor - Proust , Marcel)

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Ricardo Teixeira - CEO KAMAE