Adiantamentos/Provisões um “Must”

Um dos aspectos que se tem acentuado com a crise económica são os prazos de pagamento, os incobráveis e principalmente o reembolso de despesas do cliente pagas pelo escritório. Aliás, costumo dizer que muitas das vezes adicionam ao seu core-business os serviços financeiros a clientes.

Se está a ler esta newsletter em Portugal, então aqui temos tido sempre grandes mudanças e grandes trapalhadas contabilisticas, pois após a introdução dos SAFT's e alterações de regras de facturação, o legislador esqueceu-se claramente de dar o melhor tratamento aos adiantamentos, levando a muitas confusões contabilísticas entre os vários intervenientes: advogados, clientes, contabilistas, produtores de software e Finanças. Cada um destes intervenientes entende e quer as suas coisas à sua maneira, resultando por vezes em incongruências e erros na abordagem às questões levantadas.

Da nossa parte, reconhecemos que também não tem sido fácil lidar com este aspecto, mas pensamos, com uma grande certeza que conseguimos atingir o que actualmente todos os intervenientes necessitam.

Um dos mecanismos que desde sempre tem sido utilizado para diminuir estas situações são as provisões, ou de uma forma contabilistica mais correcta: adiantamento de clientes (dado que provisões tem outro significado contabilistico), mas por uma questão de familiaridade em relação à terminologia utilizaremos provisões.

Aqui temos de focar os seguintes pontos:

• Diferenças entre os tipos de provisões?
• Como pedir? Que valores? E quando pedir?
• Como controlar?

Antes de abordarmos mais profundamente esta temática que tanta confusão provoca, vamos ver primeiro quais são as categorias existentes.

As provisões podem ser apenas e só de 3 tipos: para despesas, para honorários ou para despesas e honorários. Aqui a grande diferença prende-se com o facto de que as ultimas duas dão lugar a pagamento de IVA no acto do recebimento. Sabemos que por vezes é pedida a provisão para despesas (supostamente documentadas e portanto isentas de IVA) e que depois serão usadas parcialmente ou integralmente para cobrir honorários.

Qual a melhor prática? Dividir. Ou seja, valores distintos para honorários e despesas. Se por alguma razão comercial não lhe convém, então a segunda sugestão é despesas e honorários em conjunto, sendo que neste caso deverá ter a preocupação de todas as despesas em nome do cliente (despesas documentadas) serem pagas à parte, porque se utilizar estes adiantamentos para pagar despesas documentadas irá ficar prejudicado no IVA, porque não irá recuperar parte do IVA que já foi pago. 

Este dinheiro que é entregue de forma antecipada pelos clientes tem uma forte característica: não é dinheiro do escritório! Mas sim do cliente, até que lhe seja debitado realmente o valor. Não esquecer que debitar significa passar-lhe um documento contabilistico (Factura, Factura/ Recibo, etc.) que efectiva esse abatimento no respectivo adiantamento e não o que alguns escritório por vezes dizem que já lançaram a despesa na sua conta e o cliente nada recebe a comprovar essa operação.

Estes adiantamentos na contabilidade entram numa conta diferente, tendo assim um tratamento especial, para além deste aspecto não é alvo de tributação enquanto não for convertido em honorários (se for para este efeito). Por tudo isto, aconselhamos vivamente que seja depositado numa conta para o efeito. Ou seja, uma conta apenas e só de provisões onde são movimentados os valores referente aos adiantamentos.

Embora seja uma forma muito eficaz de trabalhar com alguma segurança, exige uma disciplina grande por parte do escritório para que estes valores sejam controlados de forma correcta e eficaz. O que é que isto quer dizer? Os valores não podem ser facturados da mesma forma que honorários, normalmente os softwares têm uma forma de classificação das linhas que vão na factura ou em termos de documentos. Há que seguir esse procedimento ou incorre na possibilidade de perder novamente o rasto das provisões dos seus clientes. Se não controlar isto no seu software, vai ter um problema a médio prazo; até porque a própria contabilidade não controla muitas vezes de forma eficaz estes movimentos. Porquê? Porque eles não fazem alocação a documentos, os movimentos que fazem é apenas de débito e crédito; muitas vezes até nos pagamentos não sabem que facturas estão a ser pagas, apenas que houve um pagamento e que existe um determinado saldo. Isto não é Gestão Financeira que é o que realmente o seu escritório precisa...

Lembre-se que: “Os elefantes demoram a adaptar-se, já as baratas sobrevivem em qualquer ambiente.” (Peter Drucker)

P.S.: Numa próxima newsletter focaremos a 2ª parte desta temática onde abordaremos valores.

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Ricardo Teixeira - CEO KAMAE