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Sociedades com 20 a 50 pessoas

As Sociedades quando atingem esta dimensão têm necessidade de introduzir um nível de hierarquia intermédio, porque os sócios já não consegue gerir tudo o que se passa internamente.

 Por outro lado, a cobrança e gestão financeira passa a ter uma forte componente porque a gestão financeira já não passa a 100% pelos sócios e é necessário estabelecer regras de desempenho baseadas também em factores financeiros.

 Portanto, o controlo de crédito dos clientes passa a ser um factor valioso, pois frequentemente as sociedades adiantam dinheiro para despesas por conta dos clientes o que levam a falta de liquidez
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Identifica-se com algum destes cenários?

Temos um computador que é o servidor, mas não sei se está a ser bem explorado…
A partir desta dimensão existe a necessidade de ter um servidor.

Existem diferentes sistemas operativos e diferentes versões do Microsoft Office e Internet Explorer…
É fundamental a estandardização dos sistemas operativos, pois melhora a mobilidade dos técnicos, assistência e a gestão de todo o parque informático.

A política de Cópias de Segurança está ao critério de cada um ou não existe um procedimento definido de cópia e recuperação de cópias além de que o conhecimento informático é muito variado…
A forma mais simples de colmatar estes pontos é fazendo uma auditoria ao sistema e à organização para se obter um ponto de situação e elaborar-se um plano de acção.

Temos pessoas muito problemáticas e que são resistentes à mudança…
A Equipa é composta por diferentes personalidades e que temos de trazer à equipa da maneira correcta para que os obstáculos sejam vencidos a pouco e pouco.

Temos uma ideia da motivação/ espírito de equipa do pessoal, mas nunca fizemos nenhuma acção nesse sentido…
Este é um panorama muito comum que temos encontrado em vários pontos do país e no estrangeiro.

Temos papel a mais e precisamos digitalizar documentos…
Na auditoria é verificado se existe algum equipamento subaproveitado, como por exemplo, uma Multifunções que provavelmente já tem esta característica.

• Temos os nossos clientes organizados em pastas de papel, ou em pastas dentro dos PCs;
• Temos as conta-correntes dos clientes nas pastas;
• Relatórios que controlem as dívidas dos clientes;
• O actual software é muito complicado e há muitas resistências a utilizá-lo e não faz o que pretendemos;
• Não consigo disciplinar a equipa para lançar as tarefas com os tempos;
• Não consigo saber o que está por facturar ou onde determinada tarefa foi facturada; • Não consigo ter um local centralizado de Controlo de prazos eficaz;
• A facturação não está directamente ligada à produção dos advogados.

KamaeLei LawFirm responde a estas necessidades na perfeição

Os advogados que são apenas técnicos vão ter de aprender mais um software?
A resposta é “quase não”, isto porque terão ferramentas integradas com o Microsoft Office e Internet Explorer, como são a Time & Doc Bar e o KamaeLei LawFirm. Tivemos a preocupação que os técnicos tivessem a mínima interacção com o sistema, mas que ao mesmo tempo cumprissem com os objectivos da sociedade.

Mas depois no dia-a-dia tenho de ter sempre o programa aberto para lançar as tarefas?
A Kamae pensa em si e com o Time & Doc Bar, sem ter de sair do Outlook ou do Word lance as suas tarefas, documentos e e-mails para dentro do sistema de forma simples e cómoda. Ou ainda poderá lançar usando a time-sheet web.

Mas todos os softwares têm problemas e ficam sempre desactualizados…
Durante 1 ano tem assistência gratuita e actualizações gratuitas. Já viu?

Como é que vamos meter a equipa toda numa sala para formação? Não podemos parar a sociedade…
Exactamente, por isso é que é importante a Auditoria e posteriormente a Consultoria, porque nestes passos vamos identificar um Grupo de Apoio/Piloto que ajudará a disseminar conhecimento e por outro lado a formação será por áreas de trabalho, tipicamente advogados, Sócios/Gestores, Administrativos e Financeiros.

Temos dificuldade em controlar as provisões dos cliente controlar as despesas dos clientes…
O KamaeLei tem um sistema de plafonds com alertas que lhe permitirá estar em cima

Ainda não temos os nossos procedimentos internos definidos…
A Consultoria é fundamental para porem um ponto de ordem na organização e a formalizar os procedimentos, quando existe uma entidade externa ajudar é mais fácil vencer as resistências internas.

Temos uma lista própria ou não temos uma lista de tarefas standard em que todos lancem de forma igual…
A Kamae pensa em si, o software já traz uma lista pré-definida que pode utilizar. Ou que pode ser modificada para a lista já usada.

Muitos debates são feitos por mail, não havendo depois um local onde se possa consultar…
O Portal KamaeLei LawFirm inclui características que lhe permitem efectuar debates on-line.
 
As circulares normalmente são por mail ou papel…
No KamaeLei LawFirm têm um local para ter esse acesso.

Existe um Regulamento Interno, mas que dificilmente o atualizamos e foi pensado separado do Sistema de Informação e quase sempre não está acessível às pessoas para fazerem sugestões…
A Consultoria é fundamental para porem um ponto de ordem na organização e a formalizar os procedimentos, quando existe uma entidade externa a ajudar é mais fácil vencer as resistências internas. A Certificação é algo a ponderar aplicar à organização.

• Não existe um procedimento de verificação de satisfação dos clientes;
• O site publico não é dinâmico estando dependentes de outros para a sua actualização e não temos ideia do numero visitantes e de como estão a chegar;
• Quando temos de mudar o design do site é um problema, porque temos de fazer um site novo; 
• O módulo de newsletter está desgarrado do sistema de informação interno;
• Não conseguimos atribuir a determinadas pessoas áreas específicas do site para que tenham uma gestão autónoma.

Os nossos sites respondem a estas situações e muito mais

A gestão documental está num servidor de partilha de ficheiros, sendo de difícil pesquisa e obrigando os utilizadores a lembrarem-se de colocar lá a informação…
KamaeLei LawFirm e a Time & Doc Bar resolve-lhe o problema através de uma integração com o Microsoft Windows e Word.

O processo de avaliação de férias e requisições de dias é manual ou por e-mail, tendo a área financeira dificuldades em controlar…
O Portal LawFirm tem área de requisições de dias com aprovação por meio electrónico.

A Biblioteca de livros precisa de uma gestão mais apurada…  
KamaeLei LawFirm tem uma área específica para este efeito.

O servidor actual está sobrecarregado e torna-se difícil a gestão de aplicações…
KamaeLei InBox responde a este problema, ficando a sua gestão muito mais simples.

Não temos um local eficaz onde colocamos toda a legislação e que seja pesquisável à nossa medida…
KamaeLei LawFirm tem uma área específica para esta questão e pode ser personalizado.