Falta de disciplina de registo de tempos do trabalho efectuado

Quase todas as semanas recebo uma chamada de algum escritório, potencial cliente ou cliente em arranque de implementação de sistemas de informação, preocupado com a sua equipa não introduzir os seus registos de tempos.

Tal como já salientámos num artigo anterior é fundamental o registo do trabalho, independentemente, do valor facturado ao cliente ser baseado num valor/h ou não. Só assim, poderemos saber se, realmente, o valor foi adequado ou não. Por isso, temos de estabelecer uma estratégia rígida de registo de tempos.

Sem dúvida alguma que o primeiro passo é motivar e mentalizar a equipa que é fundamental o registo do trabalho e que todos irão beneficiar com esse aspecto. É necessário mostrar que a gestão financeira está ligada directamente a este aspecto e que, portanto, todos têm um papel importante.

O próximo passo é ter um sistema que ajuda nesse facto. Sobretudo que, seja integrável com as suas ferramentas de trabalho e que especialmente não seja intrusivo. Aqui a solução KamaeLei é excelente, pois o advogado não tem de abrir outro software e a partir do Microsoft Word e Outlook realiza estas operações sem qualquer dificuldade.

O passo seguinte é estabelecer regras de introdução, ou seja, descritivos uniformes para que haja uma coerência na apresentação dos vários relatórios ao cliente. É desagradável ver para a mesma acção ter por exemplo: “Telefonema com o Cliente”, “Conference Call”, “Comunicação com o Cliente”, etc… Uniformizar é fundamental e mais uma vez os sistemas ajudam neste campo.

Outro aspecto, ainda, ligado ao registo é a possibilidade de registar tempos mínimos, ou seja, quando é feito o registo de determinada tarefa ou se o tempo registado for menor, automaticamente o sistema coloca o tempo mínimo. Vejamos um exemplo típico: Telefonema. Quando atende um telefonema e está no meio de uma peça processual, tem de parar o que está a fazer, concentrar-se no telefonema, desligar o telefonema e voltar ao ponto onde estava levando algum tempo para voltar ao nível de concentração que se encontrava. Estes tempos intermédios não são contabilizados, mas se determinar tempos mínimos de registo irá minimizar este aspecto.

Outra funcionalidade importante é ter uma forma de aviso ao advogado e ao seu supervisor dos dias que registou e não registou de forma periódica e automática. É importante haver um ponto de controlo que relembre de forma semanal e mensal os dias em que não há qualquer registo.

Para “ajudar” coloque uma forma de bloqueio. Ou seja, o advogado não pode lançar tempos com mais de x dias de atraso. Assim, cada vez que houver um esquecimento o advogado terá obrigatoriamente de contactar com a pessoa responsável pelo sistema para lhe dar as permissões necessárias. Este será um momento para chamar atenção e reforçar a necessidade de registo a tempo e horas. Claro que, deverá comunicar, mais uma vez que os advogados podem apenas atrasar x dias. Tenha atenção para não colocar um tempo muito curto, porque existe sempre trabalho que é feito fora do escritório e que pode ter dias seguidos.

Claro que nada disto pode resultar, porque há uma variável que por mais procedimentos e sistemas informáticos ultrapassa tudo isto: factor humano. Como ultrapassar? Bem, aqui teremos de ser mais radicais e ter o total apoio da administração. Nas nossas consultorias tivemos de optar por este recurso apenas três vezes e todas com muito sucesso. A solução é muito simples: associar os registos de tempos ao pagamento do salário.

É absolutamente necessário manter-se firme porque no primeiro mês todos estarão convencidos que é bluff e que irá pagar à mesma. Aqui é o momento decisivo para marcar a sua posição, pois uma de duas opções irá acontecer e ambas benéficas para a sua equipa: o elemento disciplina-se e no próximo mês não falha, porque quer receber o seu salário ou irá sair da sua organização e, assim, livrou-se de um mau elemento na sua equipa.

Se está em prática isolada este último aspecto pode ser à mesma aplicada. “Vista” os dois papeis de supervisor e advogado que tem de registar. E depois de fazer o registo de tempos dê um “prémio” a si próprio, para que o seu cérebro sinta um estímulo positivo e, assim, ultrapassar a conotação negativa de ter de fazer este registo.

A disciplina é realmente o segredo para ter o tempo de registo, mas esta pode ser ensinada ou conduzida.

Lembre-se que: “Disciplina é a ponte que liga os nossos sonhos às nossas realizações.”

Ricardo Teixeira - CEO KAMAE