Para responder a tal problema a José Macieirinha, Pedro Macieirinha e Associados – Sociedade de Advogados, RL, para além de outras medidas, adoptou como decisão estratégica da organização a adopção de um sistema de gestão da qualidade (SGQ), tendo iniciado em Abril de 2008 o seu processo de certificação de qualidade junto da entidade SGS.

O âmbito do SGQ incidiu dobre a prestação de Serviços Jurídicos e a prestação de Serviços de Registo e Notariado, numa abordagem por processos, gerida por forma a permitir a transformação de entradas em saídas, visando-se o controlo passo-a-passo sobre a interligação dos processos individuais dentro do sistema de processos, bem como a sua combinação e interacção.

Por outro lado, adoptou-se a metodologia conhecida como “Plan-Do-Check-Act”, ou seja: planear (estabelecer os objectivos e os processos necessários para apresentar resultados de acordo com os requisitos do cliente e as políticas da organização); executar (implementar os processos); verificar (monitorizar e medir processos e produto e reportar resultados); actuar (empreender acções para melhorar continuadamente o desempenho dos processos).

Para o efeito, foi elaborada a documentação do SGQ composta no nível 1 (define o compromisso e as responsabilidades da organização perante os clientes) por um Manual da Qualidade, Política da Qualidade e Objectivos da Qualidade; no nível 2 (define o quem, o quê e quando em termos de metodologia) composto pelos Documentos dos Processos; no nível 3 (define como) composto por Instruções de Serviço, Documentos Externos e Restantes Documentos; no nível 4 (evidências do funcionamento do sistema) por Impressos e Registos.

Assim como foram elaborados Processos, com os respectivos Documentos e Responsáveis nas áreas de Gestão, Melhoria, Gestão de Clientes, Planeamento, Jurídico, Registos e Notariado e Gestão de Recursos.

No Processo de Gestão da Qualidade tem sido “preciosa” a ajuda da consultoria externa, com a qual foi-se moldando num lapso temporal de meio ano o “modus operandi” dos vários membros que compõe a sociedade de modo a criar um “modus faciendi” unitário.

O acompanhamento quinzenal da consultadoria revela-se fundamental pois permite um olhar objectivo sobre os vários procedimentos e um sempre presente controle externo de alguém que passa a conhecer internamente os vários processos de sociedade.

Acresce que para a efectivação do SGQ intervém igualmente o Sistema de Informação KAMAELEI, que consiste numa solução suporte de toda a actividade do escritório, no qual estão registados: os dossiers/processos relativos aos clientes e assuntos a tratar (com registos de tarefas, prazos, despesas, honorários e intervenientes); os intervenientes (com registos do cliente, funcionário, advogado/jurista/solicitador, judicial, fornecedor, contactos e avenças); os relatórios (com os registos dos relatórios do executante, dos relatórios corporativos), possibilitando o arquivo digital dos documentos em circulação no escritório.

Para controlo dos objectivos traçados em cada ano e para um controlo rigoroso, mas não exaustivo, das várias tarefas da sociedade conta-se também com a ajuda dos variados relatórios disponibilizados no KamaeLei elaborados de acordo com aqueles objectivos.

O painel de métricas da Solução é fundamental para uma completa análise do funcionamento interno da organização bem como para análise da rentabilidade de cada processo judicial e de cada cliente.

Através do SGQ, da consultadoria de acompanhamento e do Sistema de Informação KamaeLei é possível melhorar a capacidade de análise, de decisão, de implementação e de produção de serviços no seio do escritório e da sociedade.

Por último, com as medidas implementadas consegue-se através da participação em bloco dos elementos componentes do colectivo gerar um valor de complementaridade ou combinação para a sociedade, onde o valor do todo é superior ao da soma de cada uma das partes, sempre com respeito pela natureza específica da actividade liberal de advocacia e pelos princípios deontológicos da Ordem dos Advogados.

Victor Fernandes
Advogado Associado da JMPM e Associados 
www.jmpm-advogados.pt