Vencer em 2013 - Métricas: como e o que medir?

Um novo ano se aproxima e com ele muitas incertezas. Um Orçamento de Estado muito duro ao nível fiscal e cheio de incertezas. Mas não podemos baixar os braços e desistir, pelo que temos de "atacar" forte e colocar as nossas armas bem oleadas e disponíveis para o embate.

Uma das preocupações tem de ser claramente melhorar a produtividade da nossa actividade e para isso temos de ter métricas que nos acompanhem e nos ajudem a controlar a nossa actividade. Aliás, tal como já referimos várias vezes ao longo destas newsletters: "O que não se mede não se gere!"

Nesta newsletter e na próxima iremos abordar este lado da gestão tão importante e critico para termos o nosso escritório gerido de uma forma profissional.

Quando me perguntam nas nossas consultorias quais os indicadores que devem utilizar, eu pergunto sempre quais são os que actualmente utilizam. Se a resposta for nenhum, então apresento os seguintes indicadores a ser controlados mensalmente:

1. Evolução da Facturação. É muito importante olharmos para a facturação e saber como o negócio está a facturar e se está em queda ou não no corrente ano e comparar com os anos anteriores. 
2. Rácio Valor/ h. Saber a que valor/ h real o cliente e avenças está a funcionar com o nosso escritório é de extrema importância para o sucesso financeiro do escritório. Se este valor/h estiver abaixo do valor/ h custo médio do escritório, então sabemos que se encontram em prejuízo e que naturalmente temos de fazer algo para mexer. Este indicador é muito simples de calcular: calcular por cliente Facturação*60/Tempo Produzido (minutos);
3. Assuntos/ Processos abertos por período. Se nos indicadores anteriores vemos directamente os valores financeiros; este dá-nos uma perspectiva do volume de trabalho está a entrar no escritório e assim podermos fazer alguma previsão/ antecipação de aumentos ou quebras nas receitas futuras;  
4. Tempo Produzido. Ver e observar os tempos produzidos por membro da equipa é fundamental para verificar como está a produtividade de cada um e sua evolução;  

Estes quatro indicadores são os mais básicos e fundamentais para controlar a actividade e devem ser observados numa base semanal. Na próxima semana, iremos ver mais indicadores importantes para a sua actividade.

Lembre-se que: "Se você conhece o inimigo e conhece a si mesmo, não precisa temer o resultado de cem batalhas. Se você se conhece mas não conhece o inimigo, para cada vitória ganha sofrerá também uma derrota. Se você não conhece nem o inimigo nem a si mesmo, perderá todas as batalhas."